ガクシーBPO学校
奨学金業務に特化した運用代行サービス
煩雑な業務を
ガクシーが担当することで
学生サポートに
専念できる環境をご提供
LGWANにも対応！
（総合行政ネットワーク）
奨学金に特化した業務運用代行サービス
奨学金・学納金業務を
クラウドで効率化し、
学生対応の質と生産性を同時に向上
学校現場では、奨学金や授業料減免、学納金管理など多岐にわたる事務業務が日々発生しています。
特に給付型奨学金制度の拡充や修学支援新制度への対応により、教職員が学生支援や教育活動に割ける時間が不足するケースが増えています。
ガクシーBPOは、これらの課題を解決するために設計された学校向けの奨学金業務運用代行サービスです。
自社開発のクラウドシステム「ガクシーAgent」と連携し、申請受付・書類確認・支給処理・返還対応といった一連の事務を専門スタッフがオンラインで代行。業務の属人化を防ぎ、常に正確かつ効率的な運用を実現します。
ガクシーBPOは、クラウドを活用した安心・安全なBPaaS（Business Process as a Service）モデルで、
学校の奨学金・学納金業務を次のステージへと進化させます。
奨学金管理業務に追われていませんか？
ガクシーBPOが解決する課題
奨学金・授業料減免手続きが煩雑
申請受付から採用決定、授業料減免計算、支給・返還処理まで、手作業やExcel管理が中心となり、担当者の負担が増加。
担当替えや人事異動のたびに引き継ぎが難航し、業務のブラックボックス化が進行。
修学支援新制度や制度変更への対応
年度ごとに制度や申請様式変更により、奨学金・減免制度の再設定やデータ整備に追われる上に、学生への説明や新制度への移行調整が同時に発生。
他業務との両立が難しく、ミスや遅延が増加。
利用者からの問い合わせ対応の手間
採用通知や不備修正の依頼、返還確認など、学生一人ひとりへの対応が膨大。
電話やメール中心のやり取りでは、行き違いや対応漏れが発生しやすい。
ガクシーBPOができること
年度初めの業務
JASSO採用業務運用代行
ガクシーBPOでは、年度初めに膨大な業務が集中するJASSO採用関連の業務全般を
奨学金業務に精通した専門スタッフがクラウド上で代行。
「下書き用紙チェック」「スカラネット入力内容確認」「推薦データ作成」
などを一貫して対応し、入力不備や再提出対応にかかる時間を大幅に削減します。
ガクシーAgentと連携して運用するため、進捗管理や差し戻し履歴も可視化され、
担当者は常に最新状況を把握可能です。
下書き用紙
チェック業務
ガクシーは、下書き用紙の内容を「フォーム」として用意しており、学生はスマホやPCからフォームに入力していきます。そして、入力内容がガクシーメンバーが細かくチェックを行い、仮に不備があれば学生へ差し戻しを行い、修正。再提出を求めます。
学生とのコミュニケーションは全てガクシーが行い、入力内容に問題がなければスカラネットのIDやパスワードをチャットで交付します。
スカラネット入力内容
チェック業務
学生のスカラネット入力内容をチェックします。この作業を行うことで、返還契約書の記載ミスの軽減につながります。
Agentのチャットから学生に連絡をして確認が取れたら、選考ソフトより入力内容の修正を行います。
推薦業務
JASSO在学採用の推薦業務をガクシーが実施します。
成績情報、人物情報を学校様からご提供をいただき、データの成型後、選考ソフトに入れ込みます。
最終的に推薦データの提出までを行います。
年度末の業務
学業成績適格認定業務運用代行
JASSO奨学生の年度末処理は、短期間に膨大な確認・登録・報告作業を要する最も負荷の高い時期です。
ガクシーBPOでは、「継続願入力状況の管理」「入力不備の確認」「学業成績の成型・登録・報告」を
システム連携を通じてプロフェッショナルが一気通貫で代行。
学生への催促・修正依頼など煩雑なコミュニケーションもガクシー側で対応するため、
短納期でも高精度なデータ提出が可能となり、申請漏れ・不備対応・再提出リスクを抑制します。
継続願入力状況
管理業務
JASSO奨学生の年度末継続願はとても重要な手続きです。しかし、期限間際まで入力をしてくれない学生への連絡業務が非常に負担になっています。
ガクシーでは、ガクシーAgentのタスク管理機能を使い、学生の手続き遅延・失念を解消いたします。
継続願入力内容
チェック業務
収入や支出の状況を入力する継続願い。
どうしても入力内容に不備がある学生が発生します。
ガクシーでは、スカラAC上にて学生の入力内容不備を解消いたします。
学業成績適格認定業務
年度末の一番の負荷業務。
学生の学業成績をスカラACに登録する作業はとても大変です。
ガクシーでは、学校から提供してもらった学業成績データを成型し、スカラACに登録、判定、報告作業を行います。
修学支援新制度にかかわる業務
授業料等減免業務運用代行
ガクシーBPOでは、制度ごとの事務要件が多い修学支援新制度における
「授業料減免の計算」「交付書類の作成」「学生への通知」までを一括で代行。
支援区分や適格認定の結果をもとに、通知書（A様式・B様式など）を自動生成し、学生マイページへオンライン交付します。
また、監査対応や変更申請・実績報告書の作成もサポートし、制度変更にも柔軟に対応。
さらに、ガクシーAgentとのシステム連携により、支給履歴や学生情報の一元管理も可能となり、
人的ミスの防止、郵送・印刷コストの削減、年度内処理の安定化を実現します。
支援区分通知書
の交付
支援区分決定通知書（A様式3〜）や学納金還付通知書を学生にオンライン交付します。
学生管理簿や交付申請書作成
監査対応として学生管理簿作成や、支弁者へ提出する交付申請書を作成致します。
継続申請確認
授業料等減免継続に関わる申請状況を確認・管理致します。
適格認定結果通知書の交付
家計基準適格認定結果（新支援区分）通知を学生にオンライン交付いたします。
※学業成績結果通知書も対応いたします。
変更申請書や
実績報告書作成
支弁者へ提出する変更申請書や実績報告書を作成致します。
