毎年4~5月の２ヶ月間はJASSOへの申請期限もあり、チェック業務が集中します。
隅々まで何重にもチェックをしているので、時間外対応が常態化。

チェック業務が膨大故に、学生とのコミニケーション不足や連絡が取れず、さらに業務を圧迫。

エクセルでの管理に限界を感じていながら補助となるツールがなく、担当者独自の集計管理体制に。

チェック業務が大幅に削減できたことで、申請サポートなどの本来注力すべきだった
学生のサポート業務に注力できるようになりました。

学生側のガクシーアプリと連携していることで、チャットでの連絡ができるようになりました。
結果、ミスコミニケーションが減少し、サポート面を充実させる後押しにもなりました。

申請の採否や辞退を含め定期的な更新が必要な上、Excelは操作性や管理にも難がありましたが、
データ更新履歴含め、全員が見れ得るようになったのは非常に大きい利点です。

世界の懸け橋となる人材の育成に注力する神田外語大学において、学生のサポートを行っているのが学生支援部のみなさんです。中でも学生の生活を支える重要な業務のひとつである奨学金申請のサポートの中でも、毎年4・5月に対応していた日本学生支援機構（JASSO）の下書き用紙チェック業務には長年苦慮されていたといいます。

そんな長年の課題をガクシーAgentが提供する奨学金業務運営代行サービス（ガクシーBPO）の『下書き用紙チェックBPO』を導入することによって大きく業務改善ができたということで、サービス導入の背景、業務の課題や導入後のメリットについて詳しく伺いました。

ガクシーBPOを活用したポイント3選

1. 奨学金業務全般に特化したシステムであること

奨学金業務に特化したシステムであったことが最も重要でしたが、ガクシー様自体が奨学金運営業務についての知見をお持ちだったというところで安心感がありました。

2. BPO対応の質が高いこと

高い専門性を持ったスタッフの方がBPO業務を担当してくださるので安心ですし、こちらで追加人員を入れた場合、システムの使い方をレクチャーする必要がありますが、それらが必要ないことも魅力です。

3. チャット機能によるコミニケーションの簡素化

書類の不備があった際など学生との連絡も取りやすい点もポイントになりました。また、私たち学生支援部でも、現在学生がどこまで下書きが進んでいるかステータスを管理できるので、状況を把握しながらフォローもしやすくなった点も非常に大きいです。

ご担当者へお話を伺いました。

GLA学部のお話を含め、学生一人ひとりのフォローが大変手厚い印象を受けました。入学時に申請する日本学生支援機構（JASSO）の奨学金申請に関しても、学生支援部で細かくフォローされています。具体的な支援の方法について教えていただけますか。

JASSOの奨学金については、申込者に対して一人ひとり、申し込み内容を事前に精査し、下書き内容をチェック、入力漏れや誤表記などがないかを確認し、修正のやりとりをしています。高校時にすでに申請している予約採用と、入学後に申請する在学採用など、複数パターンがあります。 また貸与型か給付型か、利子の有無などによって奨学金の種類も異なります。奨学金の種類や学生の事情に合わせて記入内容を細かく判断し、ヒアリングした上で下書きの内容をチェックし期限内に学生が正しく申請する必要があります。申請内容に不備があると、奨学金の採否にも関わりますので、奨学金申請のサポートは、本学に入学した学生がスムーズに学生生活を送る上で、欠かせない重要な業務だと考えています。

ガクシーBPOについて、導入の決め手となったポイントを教えてください。

まず大きいのが、奨学金業務に特化したシステムであり、ガクシー自体が奨学金運営業務についての知見をお持ちだったというところです。高い専門性を持った方がBPO業務を担当してくださるので安心ですし、こちらで追加人員を入れた場合、システムの使い方をレクチャーする必要がありますが、それらが必要ないことも魅力でした。

また、メッセージの機能が備わっているので、不備があった際も学生とやり取りがしやすい点もポイントになりました。チェックを完了すると、学生はスカラネットのログイン情報をメッセージで受け取り、そのままスカラネットで申請内容を入力ができるので、JASSO奨学金への応募が大変スムーズにできます。そして私たち学生支援部でも、現在学生がどこまで下書きが進んでいるかステータスを管理できるので、状況を把握しながらフォローもしやすくなりました。

実は私たちは、申請履歴については10年以上エクセルで独自に管理してきました。申請の採否や辞退を含め定期的な更新が必要な上、エクセルは操作性や管理にも難があります。そういった部分についても今回ガクシーAgentの導入で容易に解消が図れました。属人化していた業務から、誰が見ても更新履歴がわかるようになった利点は大きいです。

WEB上でスピーディに申請内容を修正・更新可能に。学生、職員双方にメリット

実際に活用する学生の皆さんからの声はいかがですか。

学生に対しては、奨学金の説明会でデモ画面を提示して、入力方法や手続きを案内しました。今回の導入後、学生からの問い合わせも減少し、大変スムーズな運用が図れていたと思います。学生の入力画面のUIもわかりやすく、直感的に操作ができるので、私たちも使いやすいです。 学生支援部内の業務効率化が図れたことで、今まで以上に学生と携わる時間を取れるようになったと感じています。今後の進路相談など、学生との対話やコミュニケーションに使える時間が増えたことで、より充実した学生サポートができるようになったのは導入の大きなメリットの一つです。

取材後記

私たちもガクシーAgentのサービスを通して、奨学金運営側や学生への負担をより軽減し、使い勝手の良いサービスとしての機能改善をさらに進めていきたいと思います。 本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

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