2024年度は学生400名中、100名ほどが授業料減免を申請しました。未来を担う若い学生たちの負担を軽減できる素晴らしい制度である一方、私たちの学校で手がける交付申請業務も増えていくのが悩みの種でもありました。

エクセルでの手入力によるデータの管理で業務の属人化が…

学生によって異なる申請内容に対応するものがなく、エクセルによる管理が長年続いていました。

その弊害で属人性も生まれ、見直すタイミングでした。

所得基準や支給額など新たなチェックが発生し、今まで以上にチェックにかかる時間が増加していました。

ガクシーAgentを導入したことで、対応人数は増加しながら業務時間は短縮できる環境となり、
学生への周知を目的とした広報を展開する余裕もできました。

データがクラウド上で管理できるようになったことで、担当者毎にログインして情報を確認することができるように。
対応ステータスも把握でき、対応漏れなどが減少しました。

本来新しい制度に対応す流には荒ログ対応が必須でしたが、制度への対応も柔軟で、手を煩わせる負担はなし。

2007年に柔道整復師養成施設としてスタートした沖縄統合医療学院。その後鍼灸学科、理学療法学科・社会福祉学科を開講され、医療やスポーツはもちろんのこと、福祉の総合教育機関として沖縄県にて大きな存在感を発揮されています。また「働きながら学ぶことができる」専門学校として、高い目標を持った学生たちが効率的に資格を取得できる「学び場」としても支持されています。地元では”沖統”と親しみを込めて呼ばれる同学院でも、ガクシーAgentを導入いただいております。保健、医療、福祉を担う人材を育成、サポートする皆さんに、その経緯について伺いました。

ガクシーAgentを導入したポイント3選

1. 新区分への対応などが柔軟で負担が少ないこと

奨学金は国の制度変更などの影響を受けることもしばしばあり、その都度フォーマットが変わったりしていましたが、その対応も含め解決できました。

2. イレギュラーなデータ管理までも対応してくれる

一度たたき台となるデータを作成しておけば、履歴もすぐに反映します。今まではデータに変更の都度、エクセルの履歴を見ながらずっと追っていました。

3. チャット機能で学生との連絡系統を統一できること

学生との連絡方法が統一されていらずかなりの時間を要していましたが、チャット機能で全てが解決！対応漏れも減少しました。

一般的に国家資格を取得する際には、あるていどの費用を見ておく必要があると思っています。沖縄統合医療学院でも、授業料の減免を受けて通学されている学生もいらっしゃるのでしょうか。

国の修学支新援制度（授業料等減免と給付型奨学金）の認知が進んだこともあり、ここ数年は授業料の減免を受けて通学する生徒は増えてきています。今年は学生400名中、100名ほどが授業料減免を申請しました。学生や親御さんにとって必要不可欠な制度なので、私たちもオープンキャンパスでも制度について事前に案内をしています。

国の修学支援新制度に関して2023年に多子世帯・理工農系の学生等の中間層への対象拡大など発対象となる学生が今後拡充されていくとのアナウンスがありました。

はい。実際、当校でも昨年より申請する学生は増えていますし、今後も増えていくと思います。未来を担う若い学生たちの負担を軽減できる素晴らしい制度である一方、私たちの学校で手がける交付申請業務も増えていくのが悩みの種でもありました。というのも、この制度では学校側が減免した授業料については国が補助金という形で返還します。そこで学校側が交付申請の際にフォーマットを作成し、各学生それぞれの申請内容を入力する必要があるのですが、学生によってその申請内容は異なります。今年、「ガクシーAgent」を導入するまではエクセルで一つ一つ内容を手入力していく形をとっていました…。

実際に「ガクシーAgent」を使用されていかがですか？

一度たたき台となるデータを作成しておけば、履歴もすぐに反映されます。今まではデータに変更がある都度、エクセルを履歴をCSV見ながらずっと追っていました。ガクシーAgentではイレギュラーの管理を一括できるのですごく早くて本当に驚きました。時間にして数時間。あまりにもスピーディで、逆にデータが正しいのかどうか、疑ってしまいました（笑）。でも、経理課が計算していた結果ともぴったり合致したので、本当にビックリしました。

ガクシーAgent導入後に体感された印象を教えてください。

今回、交付申請の情報を6月中旬の告知から7月の提出に向けて整える必要がありました。 ところが、最新の情報を、7月分まで入力するとなると本当に時間がありません。ガクシーAgentの導入で、1週間ちょっとくらいで整えることができました。きっとこれまでの手入力なら間に合わなかったと思います。今回はガクシーAgentを初めて操作しての交付申請作業だったので、確認作業なども含めて1週間ほどかかりましたが、慣れてしまえば一日、若しくは半日あれば作業を終えられるのではないかと思います。

取材後記

さまざまな事情を抱える学生へ個別に対応される沖縄統合医療学院の学生課のみなさんのサポート力に感銘しました。今後も学生の方々はもちろん、大学や専門学校で奨学金や授業料減免手続きに携わる皆様の負担を減らせるよう、ガクシーAgentのさらなるブラッシュアップを目指していきます！この度は貴重なお話を聞かせていただきありがとうございました。

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