東京総合美容専門学校様は、美容業界で活躍する人材を多数輩出しています。在校生の三分の一が奨学金を受けており、ガクシーAgent導入前は事務作業に多くの時間を要していました。今回は、松尾様と草野様に、ガクシーAgent導入の背景と効果について詳しくお話を伺いました。

『寄り添う教育』を大切に

東京総合美容専門学校様の特色について教えてください。

松尾：

弊校は美容師をはじめ、ビューティーアドバイザー・ネイリストなど、美容分野の人材を育成する専門学校です。現在は約400名が在籍しており、そのうち三分の一以上の生徒が奨学金を受給しています。

『学生一人ひとりに寄り添う教育』を大切にしているので、奨学金に関しても書類の記載方法から提出期限まで、非常に手厚くサポートしています。

制度改正により業務が複雑化

ガクシーAgent導入のきっかけについて教えてください。

松尾：

大学無償化（高等教育の修学支援新制度）が始まって2年目で、現場が混乱していた時期に、ガクシーからのハガキが届いたことがきっかけです。担当者の方から説明を受けて、減免計算などの複雑な業務が効率化できるなら、すぐに導入したいと思いました。

ガクシーAgent導入前の課題

ガクシーAgent導入前の業務は、どのようなものでしたか？

松尾：

減免などの手続きは、Excelに1件ずつ手入力していました。複数人で何度もチェックする必要があり、時間がかかる大変な作業でした。

システムを使うことで業務効率化に成功

ガクシーAgent導入後、業務はどのように変わりましたか？

ダブルチェックで不安解消！

松尾：

多子世帯の減免通知は要件が多く、業務が複雑です。そのため、導入前は計算と確認に神経をすり減らして作業していました。

今は、ガクシーAgent上で金額が自動表示されるので、自分の計算と照合してダブルチェックしています。導入前は「大丈夫？大丈夫？」と何度見直しても不安が残りましたが、ガクシーAgentと一緒に確認できるようになり、その不安が解消しました。

手厚いサポートで安心！

草野：

ガクシーAgent担当者のサポートが手厚く、とても助かっています。システムを提供して終わりではなく、すべてのファイルを確認してくださるなど、細やかなサポートに驚きました。

チャット機能をもっと活用したい

ガクシーAgentのシステムで改善してほしい点や、これから活用したい機能などがあれば教えてください。

草野：

まだチャット機能を十分に活用できていないので、これから使いこなしていきたいです。LINEのようにトーク画面で必要な情報がすべて見られるようになると、非常に助かります。学生が困ったときに「ガクシーを確認してほしい」と言えるくらい、ガクシーAgentに情報を集約させていきたいです。

取材後記

今回の取材では、学生と真摯に向き合うご担当者様のお話を伺い、非常に勉強になりました。ガクシーAgentでは、学生向けの奨学金情報やわかりやすいガクシーAgent活用マニュアルなどを、今後も充実させていきます。

奨学金事業に関わるすべての方をサポートするために、これからも努力してまいります。貴重なお話を聞かせていただき、誠にありがとうございました。

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