一人の担当者でも対応ができるようになり、列ができていた窓口対応がなくなりました!
清風情報工科学院
学校カテゴリ専門学校
ご利用規模奨学生 101〜200人
よく使う機能奨学金業務運営代行(ガクシーBPO)
学校HPhttps://i-seifu.jp/
導入開始日2024年1月〜

ご依頼前

下書きチェック→本入力までの学生とのやりとりに大きな課題…

  メールや電話では連絡がつかなかったり、見落としの原因となっていました。

複数の採用タスクの同時進行により業務が煩雑化…

 予約採用と在学採用の同時進行により、どの学生がどこまで対応していたかが分からなくなってしまいがちでした…

進級した学生の継続願いが重なると、より業務が重く煩雑に…

 窓口の混雑もなくなり、他部署との連携にも課題がありました。

ご依頼後

学生に連絡が取れ、やりとりや対応がスムーズに!

学生側は「ガクシー」という専用アプリを使用しているため、
アプリ内のチャット内で連絡が可能になったことで、採用業務が捗るようになりました!

Agent内でデータが一括で閲覧できるように!

今までは現物書類として提出してもらった内容をエクセルに転記する手間がありましたが、
オンラインで完結するようになり、管理も圧倒的に簡単になりました。

学生の進捗具合が分かり、状況で連絡が可能に!

各学生の進捗が見えるようになったことで、優先対応すべきことがわかるようになりました!

知識、技術だけでなく人間力を育成し未来も存在し続ける専門学校として、価値のある取り組みを続けており、在校生、卒業生の高い技術力と就職実績が人気の清風情報工科学院。その中でも「ぐるぐる」 をはじめとする独自の個別指導で「世界で活躍するプロを育てる」学習環境を整えています。また、一人暮らし支援制度なども取り入れ、学生を多方面から支援する取り組みも実施しています。その中で奨学金が最も活用されており、その奨学金業務の効率化をすることでより手厚い支援ができると感じ、導入いただいた清風情報工科学院さんにお話を伺いました。

ガクシーBPOを活用したポイント3選

学生とのやり取りが一気に簡単になること

これに尽きると言っても過言ではありません。どの業務を進める上でも学生とのやり取りがあっての私たちの業務ですので、その根本となる部分の負荷が削減されることがイメージできました。また、学生への連絡もシステム上から一貫して送受信できるようになることで、業務効率がよくなるとイメージできたことが大きなポイントの一つでした。

下書きチェック業務の工数が大幅に削減できる

学生から届いた下書き用紙のチェック業務はとにかく細部まで確認が必要になることと、時期的に一斉に受け付けることもあり、とにかくそのチェック業務へ要する工数が毎年非常に大きいです。また、「期間内に絶対に間違えられない」というプレッシャーもかかる業務でもあるので、その部分を代行できたことで、業務的な負荷はもちろんそうですが、精神的な負荷も軽減できたと感じています。

データ一元管理ができ、ブラックボックスを防げる

導入前は実際に提出された書類管理などのコストがあり、担当が変わってしまうことでブラックボックスとなる部分も出てきてしまう懸念がありましたが、ガクシーBPOを依頼したことで、学生の必要書類をデータで一元管理でき、尚且つ進捗管理ができるのは今後スタッフが増えてもスムーズに引き継げそうですし、何より自分以外の人も確認できるようになったことは、業務上非常に大きい変化です。

ご担当者へお話を伺いました。

奨学金業務運営代行サービス(ガクシーBPO)を活用いただいた背景には、どのような業務課題がありましたか?

まず、下書き用紙を学生に提出してもらい、こちらでその下書きをチェックを実施の上、本入力を行うという業務全体の流れがあります。

この間の学生とのやり取りに遅延や見逃しなどが発生し課題となっていました。また、予約採用と在学採用の同時進行に加え、進級している学生の継続願いも重なるため、事務処理を簡素化したいという悩みもありました。そこで、解決できるツールやシステムがないかを探し始めたことでガクシーさんの奨学金業務運用代行(下書きBPOサービス)の存在を知り、試してみたいと思ったのが導入のきっかけです。

その課題に対して、ガクシーAgent導入で課題の解決につながりましたか?

基本的に解決し業務効率が非常に改善されたと感じています。特に入学したての学生とのやり取りで紙媒体を使わなくて済む点は非常に助かっています。データ化されることで時間も短縮できますので学生を捕まえる手間も減りました。会わなくてもやり取りができる点は非常に魅力的です。また、データ管理が一元化され、どの学生がどこまで進んでいるかを一目で把握できるため、全体の進捗管理が非常に容易になりました。

ガクシーAgentの導入に際して準備や調整はスムーズに進みましたか?

学内で奨学金の業務担当が私一人という状況もありましたが、比較的スムーズに進みました。これまでなら学生に下書き用紙を提出させる手間がありましたが、その窓口対応の手間も省け、他の受付担当の手間も軽減されました。4月のオリエンテーション時にも窓口が混雑することがなくなり、他部署との連携もスムーズに行えるようになりました。

最後に、ガクシーAgentの導入を検討している他の学校に向けて、一言いただけますか?

入学したての学生とのやり取りで紙媒体を使わなくて済む点が非常に助かっていますし、これまでにお話をさせていただいた通り、業務改善の効果を実感しています。データ化されることで時間も短縮でき、学生を捕まえる手間も減りました。会わなくてもやり取りができる点は非常に魅力的です。また、データ管理が一元化され、どの学生がどこまで進んでいるかを一目で把握できるため、全体の進捗管理が非常に容易になりました。今までこのようなツールがなかったので非常に助かっています。
同じような課題を抱えている学校様にとって、ご参考にになれば幸いです。

最後に…

この度は貴重なお時間をいただきありがとうございました。弊社もシステム面やガクシーBPOサービスを含め、さまざまな状況に対応できるようアップデートに努めてまいります!今後ともよろしくお願いいたします。

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