北海道情報専門学校様ではIT分野で活躍できる人材育成を目指し、実践的な教育を行っています。学生の多くが奨学金を利用しており、その運用を支える奨学金担当部署では、日々膨大な事務作業を担っていました。

今回は奨学金業務ご担当者様に、ガクシーAgent導入の背景と、導入によって得られた具体的な効果についてお話を伺いました。

システムで個人に依存しない業務体制を作りたい

ガクシーAgent導入のきっかけについて教えてください

Aさん：

弊校では奨学金業務の担当になると、同じ職員が長く担当します。しかし、定年退職などは避けられません。担当者が変わっても奨学金業務が滞りなく進むように、システムを整えたいと考えていました。

奨学金業務の担当者は現在3人いますが、数年後に1人退職することが決まっています。そのため個人に依存せず、システムで業務効率化することが課題でした。

ガクシーAgent導入前の課題

ガクシーAgent導入前の業務は、どのようなものでしたか？

Aさん：

奨学金担当者のうち、2人は元エンジニアです。そのためガクシーAgent導入前は、エクセルで独自にマクロを組み、奨学金業務を行っていました。それでも確認作業には多くの時間を要し、大きな負担になっていました。

授業料減免などの手続きはミスが許されないため、常に2人以上でダブルチェックが必要です。精神が擦り切れるような思いで確認作業をしており、常に心理的負担を抱えていました。

Bさん： 

認定通知書は封入して学生には手渡しし、保護者には郵送していました。全体の三分の一の学生は下宿や一人暮らしをしているため、学費に関わる情報は保護者にも知らせる必要があるためです。その結果、通知作業は非常に大きな負担になっていました。

システムで業務効率化に成功

ガクシーAgent導入後、業務はどのように変わりましたか？

認定通知の自動化で、作業時間が9割減

Aさん：

私が担当する認定通知の作業は、劇的に変わりました。金額計算がシステムで自動化されているので、チェックが非常に楽になり安心できるようになりました。

以前は頭を悩ませていた認定通知が「あれ、もう終わった」と感じるほど、スムーズに作業が進みます。作業時間を約9割減らすことができました。

システムからの通知機能で負担減

Bさん：

システムから通知できる機能がとても便利です。導入前は紙の通知書を封入して、手渡しや郵送する手間がありました。いまはシステム経由で必要な情報を学生に届けられるため、負担が大きく軽減されています。

奨学金業務代行サービス“ガクシーBPO”利用で、学生からの問い合わせが減少

Bさん：

以前は質問したい学生の長い行列ができ、3名で対応しても追いつきませんでした。他の部署の担当者にも協力を依頼しなければならないほど、学生対応に追われる状況でした。

しかし、奨学金業務代行サービス“ガクシーBPO”を導入し、学生の書類作成を手厚くサポートしていただいたことで、書類受付の最終日にも学生が並ぶことはなくなりました。これまでとは全く違う光景で、私たちが逆に不安になるほど静かでした。

ガクシーBPOには学生対応をオンラインでお任せできるため、奨学金の春採用は非常にスムーズに進みました。

保護者との連絡をもっとスムーズに

ガクシーAgentのシステムで改善してほしい点や、これから活用したい機能などがあれば教えてください

Cさん：

奨学金の説明会参加や手続きは、学生本人が行います。ただし実際には、保護者が主体で書類作成を進める家庭も少なくありません。そのため保護者への連絡がもっとスムーズにできるようになると、とても助かります。

※ガクシーのアカウントは、学生に紐づけて保護者アカウントも作成できます。保護者へ直接コミュニケーションが取りやすくなるため、今後いっそう周知を強化していく予定です。

取材後記

今回の取材では情報専門学校様ならではの専門的な知見を伺い、とても勉強になりました。ガクシーAgentでは、現場の皆さまの声を参考にして、より良いシステムづくりを進めてまいります。

奨学金に関わる全ての方が安心して業務を進められるよう、これからもシステム改修と情報発信に注力していきます。貴重なお話を聞かせいただき、誠にありがとうございました。

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