本記事では、大学の奨学金業務担当者様の業務効率化を目的として、年間スケジュールや学生対応のポイントなどをご紹介します。
特に担当歴1年未満の新任の方の奨学金に対する理解が進み、日々の業務における不安を解消することを目的としています。
奨学金・高等教育の修学支援新制度の概要
出典：文部科学省HPより
奨学金の担当になったけど、複雑すぎてよくわからないよー
確かにややこしいよね！でも大丈夫！まず大枠を説明するね
奨学金担当者は、主に「奨学金」と「高等教育の修学支援新制度」の2つの業務を担います。
奨学金とは
国内の奨学金で主流とされているJASSO（ジャッソ）の奨学金を指します。経済的な理由で修学が困難な学生を支援するための制度で、奨学生の8割近くがこの奨学金を利用しています。
JASSOって、どんな団体なの？
JASSOはJapan Student Services Organizationの略語で、日本学生支援機構とも呼ばれるわ。奨学金事業を行う文部科学省所管の独立行政法人よ
JASSOが扱う奨学金は3種類です。
| 給付型奨学金 | 返還が不要な奨学金です。世帯収入や学業成績、学ぶ意欲などの基準を満たす学生が対象となります。 |
| 第一種奨学金 | 無利子で借りられる貸与型奨学金です。学力基準が比較的厳しく設定されています。 |
| 第二種奨学金 | 有利子で借りられる貸与型奨学金です。第一種よりも学力基準が緩やかで、幅広い学生が利用できます。 |
これらの奨学金は併用が可能であり、学生の状況に応じて柔軟に組み合わせることができます。給付型を受けられる学生は少なく、大半が貸与型奨学金を受けることになります。
高等教育の修学支援新制度とは
修学支援新制度は、奨学金とは違うの？
従来の奨学金だけでは支援が行き届かなかった若者を、よりサポートするために生まれた新制度だよ
高等教育の修学支援新制度は、意欲のある若者の進学を支援するために、2020年4月に始まりました。JASSOが実施する給付型奨学金と、文部科学省が実施する授業料等減免が一体となった国の修学支援策の一つです。
いわゆる大学無償化のことよ
【学校が担当】授業料等減免
授業料・入学金の免除または減額により、大学・短期大学・高等専門学校・専門学校の学費を軽減する制度です。
【JASSOが担当】給付型奨学金
返還不要の「給付型奨学金」が、JASSOから支給されます。世帯年収の基準を満たしていれば、成績だけで判断されません。学ぶ意欲があれば支援を受けることが可能です。
でもJASSOの奨学金手続きも、大学の奨学金担当者が学生の窓口になるから、結局両方やらなきゃいけない……大変！
年間スケジュールと業務チェックリスト
奨学金だけでも季節ごとに様々な業務があって大変なのに、何からしたらいいのか……
年間スケジュールにまとめたので、これをみながら整理していこう
奨学金担当者は、年間を通して発生する業務を把握しておく必要があります。奨学金業務において、特に繁忙期となるのは3月から5月です。
この時期には新入生向けの奨学金説明会や春採用業務、前期の在籍報告など、多岐にわたる業務が集中します。
このピーク時期を乗り切るためには、事前の準備と効率的な業務遂行が不可欠です。月ごとの業務を整理してご紹介します。
4月の業務
奨学金
奨学金業務に加えて、入学式やオリエンテーションなどの学校全体の行事もあるため非常に忙しい時期です。
新規申込者への対応
- 春採用の申請受付
- 学生に募集案内を周知（奨学金説明会・学校ポータルサイト・掲示板など）
- 申請希望者への書類配布
- インターネット（スカラネット）入力の案内
学生が下書き用紙に記入したものが間違っていないか、内容をしっかりチェック！
そのあとにスカラネット申請用のIDとパスワードを渡すようにすると、訂正業務を減らせるよ
- 申請書類の受領と内容確認
- 春採用の選考
- 学力基準・家計基準に基づき、学内選考を実施
- 推薦手続き
既存奨学生への対応
- 適格認定（学業）結果通知書の原本配布
- 在籍報告の実施
- 在学生への実施案内・説明会開催
- 入力状況の確認・未対応者への追いかけ
その他 随時対応業務
- 学生からの質問対応
- 通知書の配布（JASSOから原本で来る）
- 休学や退学者などの学籍異動手続き
- 家計急変者への対応
- 申込相談者への案内・申込対応
- 既存の家計急変採用者への書類提出の促しなど
授業料等減免
新規申込者への対応
- 奨学金申込情報から授業料等減免の申請書のダウンロード・保管
- 新規採用者への授業料等減免に対する通知書の作成・交付
既存奨学生への対応
- 適格認定（学業）の結果による授業料等減免に対する通知書の作成・交付
その他 随時対応業務
- 授業料等減免用の管理簿作成
管理簿は、学生の基本情報・減免額・支援区分・学籍状態などをまとめた資料のことよ
- 在学生の対応
- 学籍異動処理に伴う授業料等減免に対する通知書発行
- 家計急変者への対応
- 採用者への通知書発行
- 既存家計急変採用者への通知書発行など
その他 学生課が行っている業務例
- 前期履修登録
- 入学式やオリエンテーション
- オープンキャンパスなどの広報業務
- 学生サポート
5月の業務
春採用の業務量がピークです。
奨学金
新規申込者への対応
- 春採用の申請受付
- 春採用の選考
- 春採用の採用決定・通知
- 採用決定通知を受け取り、学生へ交付
- 採用者向け説明会実施
- 【貸与奨学生のみ】返還誓約書の収集・内容の正誤チェック
- 振込日の案内（初回は数ヶ月分がまとめて振り込まれる場合があるため要説明）
その他 随時対応業務
- 学生からの質問対応
- 休学や退学者などの学籍異動手続き
- 家計急変者への対応
- 申込相談者への案内・申込対応
- 既存の家計急変採用者への書類提出の促しなど
授業料等減免
新規申込者への対応
- 奨学金申込情報から授業料等減免の申請書のダウンロード・保管
- 新規採用者への授業料等減免に対する通知書の作成・交付
その他 随時対応業務
- 授業料等減免用の管理簿作成
- 在学生の対応
- 学籍異動処理に伴う授業料等減免に対する通知書発行
- 家計急変者への対応
その他
- オリエンテーション
- オープンキャンパスなどの広報業務
- 学生サポート
6月の業務
奨学金
新規申込者への対応
- 春採用の採用決定・通知
その他 随時対応業務
- 学生からの質問対応
- 休学や退学者などの学籍異動手続き
- 家計急変者への対応
- 申込相談者への案内・申込対応
授業料等減免
新規申込者への対応
- 奨学金申込情報から授業料等減免の申請書のダウンロード・保管
- 新規採用者への授業料等減免に対する通知書の作成・交付
奨学生に対するその他随時対応業務
- 授業料等減免用の管理簿作成
- 交付申請（※）
- ※申請先によって6～7月と実施時期に幅があります
- ※25年度は新制度に伴い前年度の3月に実施しています
- 在学生の対応
- 学籍異動処理に伴う授業料等減免に対する通知書発行
- 家計急変者への対応
その他
- 前期試験関連
- オープンキャンパスなどの広報業務
- 学生サポート
7月の業務
奨学金
新規申込者への対応
- 春採用の採用決定・通知
その他 随時対応業務
- 学生からの質問対応
- 休学や退学者などの学籍異動手続き
- 家計急変者への対応
- 申込相談者への案内・申込対応
授業料等減免
新規申込者への対応
- 奨学金申込情報から授業料等減免の申請書のダウンロード・保管
- 新規採用者への授業料等減免に対する通知書の作成・交付
その他 随時対応業務
- 授業料等減免用の管理簿作成
- 交付申請（※）
- ※申請先によって6～7月と実施時期に幅があります
- ※25年度は新制度に伴い前年度の3月に実施しています
- 在学生の対応
- 学籍異動処理に伴う授業料等減免に対する通知書発行
- 家計急変者への対応
その他
- 前期試験関連
- オープンキャンパスなどの広報業務
- 学生サポート
8月の業務
奨学金
新規採用者の申込締切時期によっては、7月の業務を8月以降も継続して行う場合があります。2025年度は制度改正に伴い、奨学金申請者が急増したことにより、採用業務が9月まで延びていました。
その他 随時対応業務
- 学生からの質問対応
- 休学や退学者などの学籍異動手続き
- 家計急変者への対応
- 申込相談者への案内・申込対応
授業料等減免
その他 随時対応業務
- 授業料等減免用の管理簿作成
- 交付申請額の交付申請書作成・提出（9月ごろに申請先から交付金の入金が発生します）
- 在学生の対応
- 学籍異動処理に伴う授業料等減免に対する通知書発行
- 家計急変者への対応
その他
- 前期試験関連業務
- オープンキャンパスなどの広報業務
- 学生サポート
9月の業務
奨学金
新規申込者への対応
- 秋採用の申請受付
- 学生に募集案内を周知（奨学金説明会・学校ポータルサイト・掲示板など）
- 申請希望者への書類配布
- インターネット（スカラネット）入力の案内
学生が下書き用紙に記入したものが間違っていないか、内容をしっかりチェック！
そのあとにスカラネット申請用のIDとパスワードを渡すようにすると、訂正業務を減らせるよ
- 申請書類の受領と内容確認
既存奨学生への対応
- 適格認定（家計）による支援区分見直し結果の確認の促し
その他 随時対応業務
- 学生からの質問対応
- 休学や退学者などの学籍異動手続き
- 家計急変者への対応
- 申込相談者への案内・申込対応
授業料等減免
その他 随時対応業務
- 授業料等減免用の管理簿作成
- 在学生の対応
- 学籍異動処理に伴う授業料等減免に対する通知書発行
- 家計急変者への対応
その他
- 後期履修登録
- オープンキャンパスなどの広報業務
- 学生サポート
10月の業務
奨学金
新規申込者への対応
- 秋採用の申請受付
- 秋採用の選考
- 学力基準・家計基準に基づき、学内選考を実施
- 推薦手続き
- 秋採用の採用決定・通知
- 採用決定通知を受け取り、学生へ交付
- 採用者向け説明会実施
- 【貸与奨学生のみ】返還誓約書の収集・内容の正誤チェック
- 振込日の案内（初回は数ヶ月分がまとめて振り込まれる場合があるため要説明）
既存奨学生への対応
- 適格認定（家計）による支援区分見直し結果通知書の原本配布
その他 随時対応業務
- 学生からの質問対応
- 休学や退学者などの学籍異動手続き
- 家計急変者への対応
- 申込相談者への案内・申込対応
授業料等減免
新規申込者への対応
- 奨学金申込情報から授業料等減免の申請書のダウンロード・保管
- 新規採用者への授業料等減免に対する通知書の作成・交付
既存奨学生への対応
- 適格認定（家計）の結果による授業料等減免に対する通知書の作成・交付
その他 随時対応業務
- 授業料等減免用の管理簿作成
- 在学生の対応
- 学籍異動処理に伴う授業料等減免に対する通知書発行
- 家計急変者への対応
- 採用者への通知書発行
- 既存家計急変採用者への通知書発行など
その他
- オープンキャンパスなどの広報業務
- 学生サポート
11月の業務
奨学金
新規申込者への対応
- 秋採用の申請受付
- 秋採用の選考
- 秋採用の採用決定・通知
既存奨学生への対応
- 【貸与奨学生のみ】継続願の提出に向けた準備
- 説明会段取り
- 資料配布準備
- 【卒業予定の貸与奨学生のみ】リレー口座登録に関する案内
- 説明会開催
- 資料配布など
その他 随時対応業務
- 学生からの質問対応
- 休学や退学者などの学籍異動手続き
- 家計急変者への対応
- 申込相談者への案内・申込対応
授業料等減免
新規申込者への対応
- 奨学金申込情報から授業料等減免の申請書のダウンロード・保管
- 新規採用者への授業料等減免に対する通知書の作成・交付
その他 随時対応業務
- 授業料等減免用の管理簿作成
- 在学生の対応
- 学籍異動処理に伴う授業料等減免に対する通知書発行
- 家計急変者への対応
その他
- オープンキャンパスなどの広報業務
- 学生サポート
12月の業務
奨学金
新規申込者への対応
- 秋採用の採用決定・通知
既存奨学生への対応
- 【貸与奨学生のみ】継続願の提出
- 説明会開催
- 提出状況の確認・未提出者への追いかけ
- 【卒業予定の貸与奨学生のみ】リレー口座登録状況の確認・未登録者への追いかけ
その他 随時対応業務
- 学生からの質問対応
- 休学や退学者などの学籍異動手続き
- 家計急変者への対応
- 申込相談者への案内・申込対応
授業料等減免
新規申込者への対応
- 奨学金申込情報から授業料等減免の申請書のダウンロード・保管
- 新規採用者への授業料等減免に対する通知書の作成・交付
その他 随時対応業務
- 授業料等減免用の管理簿作成
- 変更交付申請（※）
- ※申請先によって12～1月と実施時期に幅があります
- ※25年度は新制度に伴い10～11月に実施する予定でしたが実施がなくなりました。
- 在学生の対応
- 学籍異動処理に伴う授業料等減免に対する通知書発行
- 家計急変者への対応
その他
- オープンキャンパスなどの広報業務
- 学生サポート
1月の業務
奨学金
新規申込者への対応
- 秋採用の採用決定・通知
既存奨学生への対応
- 【貸与奨学生のみ】継続願の提出
- 提出状況の確認・未提出者への追いかけ
その他 随時対応業務
- 学生からの質問対応
- 休学や退学者などの学籍異動手続き
- 家計急変者への対応
- 申込相談者への案内・申込対応
授業料等減免
新規申込者への対応
- 奨学金申込情報から授業料等減免の申請書のダウンロード・保管
- 新規採用者への授業料等減免に対する通知書の作成・交付
その他 随時対応業務
- 授業料等減免用の管理簿作成
- 変更交付申請（※）
- ※申請先によって12～1月と実施時期に幅があります
- ※25年度は新制度に伴い10～11月に実施する予定でしたが実施がなくなりました。
- 在学生の対応
- 学籍異動処理に伴う授業料等減免に対する通知書発行
- 家計急変者への対応
その他
- 後期試験関連
- オープンキャンパスなどの広報業務
- 学生サポート
2月の業務
奨学金
既存奨学生への対応
- 【貸与奨学生のみ】継続願の提出
- 提出状況の確認・未提出者への追いかけ
- 適格認定（学業）の実施
- 成績による学内判定
その他 随時対応業務
- 学生からの質問対応
- 休学や退学者などの学籍異動手続き
- 家計急変者への対応
- 申込相談者への案内・申込対応
授業料等減免
その他 随時対応業務
- 授業料等減免用の管理簿作成
- 交付変更申請額の交付申請書作成・提出（9月ごろに申請先から交付金の入金が発生します）
- 在学生の対応
- 学籍異動処理に伴う授業料等減免に対する通知書発行
- 家計急変者への対応
その他
- 後期試験関連
- 入試関連
- オープンキャンパスなどの広報業務
- 学生サポート
3月の業務
奨学金
新規採用者への対応
- 予約採用者の「採用候補者決定通知書」の情報収集
- 入学前の減免額算出
既存奨学生への対応
- 【貸与奨学生のみ】継続願の提出
- 提出状況の確認・未提出者への追いかけ
- 適格認定（学業）の実施
- 成績による学内判定
- データ整形
- 成績提出・推薦
その他 随時対応業務
- 授業料等減免用の管理簿作成
- 在学生の対応
- 学籍異動処理に伴う授業料等減免に対する通知書発行
- 家計急変者への対応
- 採用者への通知書発行
- 既存家計急変採用者への通知書発行など
授業料等減免
既存奨学生への対応
- 適格認定（学業）の結果による授業料等減免に対する通知書の作成・交付
その他 随時対応業務
- 授業料等減免用の管理簿作成
- 実績報告
- 来年度交付申請（※）
- ※25年度のスケジュールが適用される場合は、当年度の報告と来年度の報告時期が同時に発生します
- 在学生の対応
- 学籍異動処理に伴う授業料等減免に対する通知書発行
- 家計急変者への対応
その他
- 入試関連
- オープンキャンパスなどの広報業務
- 学生サポート
学校ごとで多少のずれはあると思いますが、各月ごとの業務をまとめました。
ガクシーが調べたところ、約5000人の奨学生がいる大学での奨学金業務は、年間5400時間以上かかった事例もありました。
よくある質問
学生とのやりとりなど、実際の業務が不安……
よくある事例をQ&A式でまとめてみたよ
-
学生に書類の提出期限を守ってもらうにはどうしたらいい
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きめ細やかな周知を徹底しましょう。説明会で伝えただけで期限を守れる学生ばかりではありません。メール、大学の掲示板やポータルサイトなどで繰り返し伝えていくことをおすすめします。
しーちゃん ガクシーAgentのシステムを活用すれば、アプリで通知がいくので認知してもらいやすいよ
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書類の不備を減らしたい
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必要書類のチェックリストを作成しましょう。説明会で申請書類の一覧を学生に配布して、提出前に揃っているかチェックを入れてもらう仕組みにします。
また担当者側でも受け取った書類に不備がないか確認するためのチェックリストを準備し、ダブルチェック体制にすることがミス防止につながります。
【 不備で多い事例 】
・記入漏れ
・誤記入
・印鑑の押し忘れ
・必要書類の不足（マイナンバー関連書類や所得証明書類に特に注意）
しーちゃん ガクシーAgentのシステムを使えば、申請データの作成やチェック業務が効率化されるよ
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説明会でどんなことを話せばいいの
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奨学金説明会では、学生が理解しやすいように工夫しましょう。プロジェクターなどを使用し、視覚的にわかりやすく説明することが大切です。
・書類の記入例（正解と間違っている事例の比較）
・質疑応答の時間を設ける
・説明会後も、個別相談に来ていいことを伝える
学生対応のポイント
奨学金業務は、個々の状況に合わせた対応が必要です。
学生一人ひとりの家庭状況や学業成績は異なるため、一般的な説明だけでなく、その学生の状況に合わせた具体的なアドバイスを心がけましょう。
経済的な不安だけでなく、精神的な負担を抱えている学生もいるため、共感と傾聴を心がけましょう。
奨学金業務の連携について
奨学金業務は多岐にわたり、担当者の入れ替わりも激しいため、業務の属人化は大きな課題です。スムーズに情報共有するためのアイデアをまとめました。
①マニュアルの作成と更新
業務フローや各種手続き、学生対応のポイントなどを詳細に記載したマニュアルを作成し、常に最新の状態に保ちましょう。前任者の知見を引き継ぐことで、新任担当者でもスムーズに業務に入れるようになります。
②情報共有の促進
奨学金チーム内や関連部署との定期的な情報共有の場を設け、進捗状況や課題、学生からのよくある問い合わせなどを共有しましょう。
システムを活用し申請状況や学生情報を一元管理することで、情報共有を行いやすくなります。
オフラインとオンラインの両方で情報共有できると、便利だね
法改正・ガイドライン変更への対応
国の制度もどんどん変わっていくので、ついていけるか心配……
情報をキャッチするためのヒントをまとめたよ
奨学金制度は法改正やガイドラインの変更が頻繁に発生します。担当者は、これらの変更に迅速に対応する必要があります。
①JASSOの情報を常にチェック
JASSOのウェブサイトや学校担当者向けポータルサイトなどを定期的に確認し、最新情報を把握しましょう。JASSOなどが開催する説明会に積極的に参加することも大切です。
②学内関係部署との連携
財務課や教務課など学内関係部署と連携を取り、法改正による影響や対応方針について情報共有を行いましょう。
ガクシーでは国内最大の奨学金ポータルサイトとして、奨学金関連のニュースはすぐにキャッチアップしてるよ。よかったらチェックしてね。
ガクシーサイトのほか、ウェブセミナーでも奨学金情報について最新情報をお伝えしています。
まとめ
奨学金業務は、年間を通じて多様なタスクが連動しています。特に3〜5月の繁忙期を乗り切るには、年間スケジュールの把握と、職員間の連携などが重要です。
新任担当者は、わからないことを遠慮せず先輩に確認しましょう。システムを活用することでミスを防止し、業務効率化を図ることもおすすめです。
奨学金業務は、学生の未来を支える重要な仕事です。担当1年目という大変な時期だからこそ、本記事の内容を参考に、自信を持って業務に取り組んでいただければ幸いです。
