国内では物価高騰などの影響により、奨学金の需要は年々高まっています。また2020年4月から始まった修学支援新制度により、支援枠の拡大や給付型奨学金の充実など、新しい支援形態が登場。

その結果、奨学金の運営業務は、これまで以上に複雑になりました。学生や保護者からの問い合わせも増え、多くの奨学金担当者が日々の対応に追われています。

この記事では、いま奨学金業務でどのようなお悩みが起きているのか、さらにそのお悩みをガクシーAgentで解決する方法についてご紹介します。

目次

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【 奨学金業務のお悩み5選 】ガクシーAgent活用ですべて解決！

奨学金業務は多岐にわたり、年々その内容も複雑になっています。奨学金業務をご担当されている方々にお話を伺うと、代表的なお悩みが5つあることがわかりました。

これらのお悩みについて、ひとつずつ詳しくご紹介していきます。

奨学金業務のお悩み①制度変更により業務が複雑化

奨学金の制度が変わって、現場は本当に大変…

ガクシーAgentなら新制度にも対応しているから、業務をグッと効率化できるよ！

ガクシーAgentなら新制度にもすぐ対応！

ガクシーAgentはクラウド型の奨学金業務管理システムです。奨学金に特化した国内最大級のプラットフォームとして、制度変更にも素早く対応しています。

2020年4月には修学支援新制度が始まり、支援枠の拡大や給付型奨学金の充実などにより、奨学金業務はこれまで以上に複雑になりました。

そこでガクシーAgentでは『多子世帯シミュレーション』機能を開発。対象となる学生かどうかを、システム上で簡単に確認することができます。

奨学金業務のお悩み②情報の管理や共有に手間がかかる

応募データの管理や情報共有に手間がかかる…

クラウド管理すれば、どちらも一気に解消できるよ！

クラウドシステムで奨学金業務を一元管理！

郵送で届いた奨学金の応募データを、毎回手入力してExcelで管理していませんか？ガクシーAgentを使えば、その手間のかかる作業はもう必要ありません。オンライン申請された応募データは、自動的にクラウド保存されるため、入力や確認にかけていた時間を大幅に削減することができます。

さらにクラウド上にデータがあることで、遠方にいる選考委員ともスムーズな情報共有が可能。選考から採用、支給までの奨学金に関するすべての業務を、ガクシーAgentのシステムで一元管理することができます。

実際に導入した団体へのアンケートでは、年間で最大220時間もの業務削減ができたという事例もあります。

ガクシーAgent導入後の変化

奨学金業務のお悩み③人員不足で業務時間が増えてしまう

人手が足りなくて、毎日残業…

そんな時は、ガクシーBPO！専門スタッフにサポートしてもらおう！

奨学金業務代行サービス“ガクシーBPO”で人員不足解消！

奨学金に関する業務は春と秋に集中するため、残業が続いてしまうご担当者様も少なくありません。慢性的な人員不足にお悩みの場合は、ぜひ奨学金業務代行サービス“ガクシーBPO”をご活用ください。

奨学金業務代行サービスでは、奨学金業務に精通した弊社スタッフが、ガクシーAgentを活用して業務を行います。人材派遣よりも低いコストで、効率的に業務を進めることが可能です。

ガクシーBPO導入後の変化

奨学金業務のお悩み④学生とスムーズに連絡がとれない

学生にメールしても、なかなか返信がなくて困る…

そんな時は、ガクシーAgentのチャット機能がオススメだよ！

ガクシーAgentのチャット機能で、コミュニュケーションコスト削減

提出物の遅れや修正依頼など、学生に連絡したいときはガクシーAgentのチャット機能を活用しましょう。メールや電話に比べて時間を大幅に削減できるだけでなく、学生からの反応率も圧倒的に高くなります。

さらに、チャットのやり取りはシステム上に履歴として残るため、職員同士の情報共有もスムーズです。

チャット機能活用での変化

奨学金業務のお悩み⑤奨学金の周知が難しい

奨学金の認知度をもっと高めたいけど、方法がわからない…

ガクシーなら、広報活動の段階からしっかりお手伝いできるよ！

日本最大級の奨学金情報サイトガクシーと連携

新しい奨学金を創設したときや、募集範囲を広げたときの認知度向上もお手伝いできます。日本最大級の奨学金情報サイトガクシーに情報を掲載し、関連コラムで紹介することで、より多くの学生へ周知することが可能です。

ガクシーで奨学金募集した反響

ガクシーAgent導入までの流れ

1：ヒアリング（約1週間）
現状の課題や運用状況を確認し、改善点をご提案します。

2：初期設定とデータ移行（約1か月）
必要なデータを移行し、システムの初期設定を行います。

3：伴走サポート（導入後 約1か月）
導入後も担当スタッフが手厚くサポートするので、安心して運用を始められます。
※2か月目以降も、いつでも電話やメールでお問い合わせいただけます。

よくある質問

まとめ

ガクシーAgentは、2023年にサービス提供を開始しました。
2025年3月時点では、官民合わせて200団体以上にご利用いただいています。

奨学金業務をDX化することで、学生・保護者・運営団体など、奨学金に関わるすべての方の未来を支えていきます。この記事が、奨学金業務ご担当者様のお役に立てば幸いです。

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