本記事では「奨学金運営担当者のホンネ」と題して、大学や専門学校で奨学金運営業務を担当いている職員にアンケート調査を実施しましたので、その調査結果を発表します。今回の調査で見えてきた奨学金の業務実態に向き合い、将来を担う若者支援のために、それを支える担当者のためにより良いサービスのご提供を目指していきます。

学校の奨学金運営担当者への調査結果の概要

※ 株式会社ガクシーの独自アンケートとなりますので、本結果が業務実態の全てではありません。参考値としてご参照いただけますと幸いです。

Q1. 奨学金の業務の難易度について

「大変とは感じない」という選択肢がありましたが、その回答はなく、業務担当者の100%が「大変」または「大変と感じる」という回答結果となりました。

Q2. 業務の中で特に負荷の高い業務は何ですか？

学生や担当者の業務進捗管理が40.9%、遅延や失念学生へ向けた対応が22.7%と、業務の進捗管理にかなり大きな負荷を感じている担当者が60%を超えています。

Q3. 1日の業務時間と費やしている業務内容は何ですか？

〈業務時間〉

8時間以内の通常業務時間内で、業務対応ができている担当者は全体の12.5%、業務自体を他の業務との兼務のため不明と答えた方は33.3%となった。50%以上の担当者は8時間以上の対応を強いられている状況となった。

〈費やしている業務〉

学生や保護者からの問い合わせ対応が最も多く35.4%、通知書等の作成業務が25.3%という結果となり、業務全体の60%以上が問い合わせ・通知書などの作成に最も時間を費やしている結果となった。

Q4. 削減できたら嬉しい業務と業務の担当人数

〈削減できたら嬉しい業務〉

問い合わせへの対応が約50%を占める結果となった。上記の結果を踏まえ問い合わせ対応などの業務が非常に重荷となっている結果となった。

〈業務の担当人数〉

1人で担当されている方が回答者約30%、2~4人での担当が約60%と、学生生活に直結するお金に関連することながら少人数で業務にあたっている担当者が多いという結果となりました。自由記述の回答では学生の生活に直結するお金を扱っていることへの責任感とプレッシャーがかなり大きいという回答が多くありました。

今回の調査結果から見える奨学金運営管理における課題

今回の調査結果から以下の課題が明らかになりました。

・奨学金という専門性の高い領域を扱うし、毎年変わる制度に対応しなければならない。

・奨学金以外の業務と兼任しなければならないが担当は少人数（1人か2人）の学校が多いので誰かに相談したくても難しい現状がある。

・学生の生活に直結するお金を扱っていることへの責任感とプレッシャーがかなり大きい。

・アナログの環境で複雑な作業量が膨大にあり、そこに多くの時間がかかってしまう。

課題解決に向けてガクシーができること

上記の課題解決に向けて、奨学金の業務に特化した管理システム「ガクシーAgent」による業務効率化とDX化で支援します。当社では学校の奨学金運営担当者の業務効率化で作業時間を短縮することで、課題を解決するとともに、より学生への奨学金に関する正しい情報周知や学生に向き合える時間が捻出できるのではないかと考えます。

実際に課題解決に向けて取り組み成果を挙げている学校の実際の事例は、下記からご参照ください。