一般財団法人TOKAIグループ富士山育英財団様は、専攻や地域に制限を設けず、日本全国の大学生・大学院生を対象にした奨学金事業を行っています。今年度の応募者は700名とかつての7倍になりましたが、ガクシーAgentを導入したことで、業務の効率化に成功しました。勝間田様と安藤様に、ガクシーAgent導入の経緯と効果について、詳しくお話を伺いました。

幅広い学生が応募できる給付型奨学金

貴財団様の活動について教えてください。

安藤：

当財団では、日本全国の大学生および大学院生を対象に、返還義務のない給付型奨学金を月額5万円（年間60万円）提供しております。経済的支援に加えて、私たちが最も大切にしていることが『つながり支援』です。

年に2回開催している『奨学生交流会』では、さまざまな大学に通う奨学生同士が交流できる機会を設けています。この交流を通じて、互いに刺激を受けながら、広い視野を持つきっかけにしてほしいと考えております。

勝間田：

当財団の奨学金は、学部や地域による制限を設けておりません。真摯に学業に取り組み、経済的な支援を必要としている学生を支えることが目的です。そのため、日本全国の幅広い学生の皆さまに応募していただけることを願っております。

応募者急増により、業務効率化が課題に

ガクシーAgent導入のきっかけについて教えてください。

勝間田：

もともとTOKAIホールディングスでは、静岡県内の大学に限定して奨学金事業を行っていました。ホールディングス化10周年を機に、全国の学生を支援するために当財団を設立。

しかし、ホームページで募集しても、応募者はなかなか増えませんでした。そのような中でガクシーの存在を知り、多くの方に知っていただくために、まずは奨学金情報の掲載をお願いしました。

安藤：

ガクシーのサイトへ掲載していただいた結果、2023年度の奨学金の応募者は約100名に増加。非常に喜ばしいことではありましたが、それまでの応募者数は50名から70名程度だったため、2人だけで業務を行うことが難しいと感じました。

そのため、業務効率化が急務となり、ガクシーAgentを導入することを決断しました。

ガクシーAgent導入前の課題

ガクシーAgent導入前の業務は、どのようなものでしたか？

安藤：

奨学金業務は私たち2人で担当してきたのですが、手作業が多くとても時間がかかっていました。奨学生からの応募書類は紙で郵送されていたため、選考時に必要な一覧表を作成する際は、内容をすべて手入力していたのです。

途中からはPDF形式のデータをメールで送ってもらうようにしたのですが、一覧表への転記は手作業でするしかなく、業務効率化が大きな課題でした。

また、学生に郵送やメールで送ってもらう場合は、宛先間違いのリスクがあります。そのため、確実に届くかどうかの不安を、常に感じていました。

業務効率アップで、作業量が7分に1に！

ガクシーAgent導入後、業務はどのように変わりましたか？

①手入力なしで、一覧表の作成が可能に

安藤：

応募から選考、選考結果の送信まで、すべてのプロセスでガクシーAgentを活用しています。特に便利だと感じているのは、データをCSV形式でダウンロードできる機能です。選考作業はExcelで行っているため、手入力せずに一覧表が作成できる点は非常にありがたいです。

②応募フォームの修正がスムーズ

勝間田：

奨学金の応募フォームを簡単に変更できるので、とても助かっています。応募者の方のご事情は多岐にわたるため、公平に情報を伝えるにはどのような応募フォームが適切か、常に試行錯誤しております。

私たちはウェブの専門的な知識を持っていませんが、ガクシーAgentのシステム上で簡単に応募フォームを修正できるため、非常に使いやすいです。

③奨学金業務が7分の1に削減

勝間田：

今年度は700名の方に応募いただき、その中から25名の奨学生が決定しました。ガクシーAgent導入前は100名の選考が上限でしたが、応募者数が7倍に増えても、2名で対応できています。結果として、業務量は約7分の1まで削減されたと感じています。

安藤：

ガクシーAgentは、2名から3名分の奨学金業務を担ってくれているような存在です。最初はシステムの操作に戸惑いましたが、担当の方がとても親切に電話で教えてくださったため、すぐに使いこなせるようになりました。

積極的にコミュニケーションをとり、必要に応じて頼ることで、業務効率は大きく改善することを実感しています。

『つながり支援』をさらに充実させたい

今後の展望についてお聞かせください。

安藤：

今後は『つながり支援』を、さらに充実させていきたいと考えております。現在は奨学生同士の交流会のほか、年に1回は事務局とZoom面談し、奨学生一人ひとりと話す機会を設けています。

加えて、ウェブ広報誌『財団通信』を通じて、奨学生や奨学生OB・OGの皆さまの近況を定期的に発信しています。来年の春ごろには、OB・OGの方々と現役奨学生との交流の場を、本格的にスタートさせる予定です。

取材後記

今回の取材では、ガクシーAgentのシステムが実際に活用されている事例を伺い、大変光栄でした。ウェブに関する専門的な知識がなくても、応募フォームなどを簡単に改修ができる点は、ガクシーAgentの大きな特長です。今後もサポート体制のさらなる充実と、システムの継続的な改善に努めてまいります。

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