北里大学は、2020年から「高等教育の修学支援新制度」に対応しています。しかし、新たな制度の導入に伴い、奨学金業務がさらに複雑化し、その対応に大変苦慮されていました。そんな中、ガクシーAgentをいち早くご導入いただいた背景や、導入後の効果について詳しくお話を伺いました。

コストは抑えつつ、適度なカスタマイズができることが魅力

御校は、ガクシーAgentをいち早くご導入いただきましたが、そのきっかけを教えてください。

もともと「貸与奨学金」の管理のために、フルカスタマイズされた専用システムを使用していましたが、改修のたびに費用と時間がかかっていたため、保守期限の終了を機に新たなシステムを探すことになりました。
そのタイミングでガクシーさんを知り、コストを抑えつつ、適度なカスタマイズも可能な点に魅力を感じました。

また「貸与奨学金」の管理だけでなく「修学支援」の機能も使えることに驚きました。2020年に「高等教育の修学支援新制度」が始まり、奨学金業務がさらに複雑化して、大学担当者は対応に追われている状況です。そのため「修学支援」の業務まで軽減されるのであれば、ガクシーさんのシステムを是非導入したいと強く感じました。

ガクシーAgent導入前の課題

ガクシーAgent導入前にお困りだったことを教えてください。

高等教育修学支援新制度に関する業務は各担当者による手作業が大部分を占め、作業時間が非常に長くなっていました。例えば、授業料の減免交付申請書類は、全対象者のデータを目視で確認していました。最終的に経理部とダブルチェックを行いますが、その時点で間違いに気づくことも少なくありません。
時間をかけて慎重に確認しても、一度で完璧なデータを作るのは困難な状況でした。また、学内スケジュールの都合上、必要な書類を数日間で仕上げる必要があり、残業が常態化していました。

業務効率化で残業時間が大幅に削減！

ガクシーAgentを導入してどのような変化がありましたか？

CSVファイルでデータの正確性向上

日本学生支援機構のCSVファイルをガクシーAgentに直接取り込めるため、とても助かっています。
手入力では記載ミスが発生する可能性がありますが、正確なデータを移行するだけで済むため、安心して作業を進められます。
その結果、確認作業の時間が大幅に短縮され、残業時間も負担感も大幅に削減されました。

オンライン化で生まれた多くのメリット

大学独自の奨学金申請がガクシー導入によりオンライン化され、申請書類を随時確認できるようになりました。
以前は、各学部から一気に書類が集まり、確認作業に追われていましたが、オンライン上で早めに不備を差し戻せるため、作業に余裕が生まれています。

また、書類保管の負担も大幅に減少されました。
以前は10年間保存が義務付けられた分厚いファイルが増え続け、機密書類の処分にも手間がかかっていましたが、オンライン化により、ペーパーレスが実現しました。

一方、学生にもメリットがあります。
以前は、奨学金申請時に遠方に住む保護者から書類を郵送してもらう必要がありましたが、オンライン化によってデータ送信だけで済むようになりました。また、病院実習などで窓口が開いている時間に申請に行けない学生や、同級生の目が気になり窓口での申請をためらう学生にとっても、格段に申請しやすくなりました。2023年度と比較すると、2024年度の申請数は約1.5倍増加しました。
これは、オンライン申請が可能になったことが要因だと考えられます。

各担当者との情報共有が容易になった

申請書類の不備があった場合は、各学部の担当者と同じ書類をシステム上で同時に確認しながら話し合うことができます。オンラインで同じ画面を共有できるため、情報共有がスムーズになり、非常に便利です。

また、ガクシーAgentは、詳細なマニュアルが用意されている点も心強いです。
以前使用していたフルカスタマイズのシステムにはマニュアルがなく、担当者からの引き継ぎに頼るしかありませんでした。
そのため、必要な機能を十分に使いこなせているか不安がありましたが、ガクシーさんのマニュアルには、細かい内容がすべて記載されているため、引き継ぎの際も安心して対応できます。

より使いやすいシステム改修を

ガクシーAgentのシステムで改善してほしい点や、これから活用したい機能などがあれば教えてください。

基本的な作業についてはとても満足しているのですが、一部使いにくい点があるため、さらなる改善をお願いしたいです。
例えば、奨学金の採用月は基本的に7月にまとめていますが、マイナンバーの確認が遅れるなどの不備により、採用が8月や9月に遅れる学生もいます。
その場合、通知番号を手動で管理する必要がありますが、通知番号の履歴がすべて自動入力される仕組みがあれば、作業効率がさらに向上すると思います。

また、前年度に認定通知書類の一括ダウンロードを行った際、中の書類は正常でしたが、データタイトルが文字化けする問題が発生しました。
タイトルが文字化けしないようになると、非常に助かります。

※現在は、文字化けしないようシステム改修済みです。

取材後記

北里大学様は、ガクシーAgentをいち早くご導入いただき、その効果を感じてくださっていることを伺い、大変嬉しく思います。業務効率化だけでなく、オンライン化したことで、学生さんにとっても奨学金申請がしやすくなったというお話を伺い、非常に励みとなりました。
これからも、システムのアップデートを続けて、より良いサービスの提供に努めてまいります。貴重なお話をお聞かせいただき、誠にありがとうございました。

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