交付申請業務はエクセルで手入力後、紙のファイルで確認という手順を踏んでおり
アナログ感を感じていましたが、間違いがあってはならない作業でもあるので、
従来の方法に依存してました。

書類のやり取りは基本的に郵送。限られた期間内で申請書類を整え、
申請完了とするまでに、このやり取りが一番のボトルネックでした。

郵送でのやり取りに加え、メールでの通知をしているのですが読まれていないことも多く、
書類のやり取りやその他の連絡を含め非常に時間がかかってしまっていました。

申請期限があることで交付申請業務にかかりっきりにならざるを得なかった中、
前もって既存の学生情報や資料などの準備に時間が使えるように。
時間の使い方に大きな変化がありました。

今までは郵送で通知をしていたので作業自体の効率化はそうですが、認定通知を
pdfで簡単に作成できオンライン配布できる機能はフル活用しています。
郵送に関する業務が丸っとなくなりました。

ガクシーAgentと学生側のガクシーアプリ間で、ファイルのやり取りを含めてチャットでの
コミニケーションが可能となったことで、学生とのコミニケーションが非常に円滑になり、
申請書類が整うまでの時間が削減されました。

各ジャンルで活躍できる専門力、さらに社会貢献も果たす「人間力」をも磨く健大ならではの「学び」の大きな特徴は “顔の見える”少人数教育。独自の奨学金制度も用意するなどの経済的なサポート体制の充実にも熱心に取り組んでいます。「学生に寄りそう時間をさらに充実させたいとの思いから、事務作業の効率化を図りたい」とガクシーAgentの導入を決定された高崎健康福祉大学さんにお話を伺いました。

ガクシーAgentの導入ポイント3選

課題の根本を解決できるシステムだったこと

「学生に寄り添う時間を充実させる」という目標のもと、そのためには事務作業の効率化が課題でした。説明を受け、この根本課題を解決してくれるものだと感じられました。

独自奨学金など複数の制度の併用にも対応できること

授業料や入学金など細かい入力は必要なものの、最終的に数字がピッタリ合う部分の安心は、何ものにも代えがたい利点だと感じています。

フォローも充実していて、不明点をレクチャーしてもらえること

元の運用方法に戻ってしまわないよう、CSチームの皆さんに不明点などをレクチャーしてもらえるので、ストレスもなく運用を開始できました。

ご担当者へお話を伺いました。

「交付申請業務」にガクシーAgentを活用されていると伺いました。

大学独自の奨学金制度や日本学生支援機構（JASSO）の奨学金の交付申請業務で活用しています。もともと交付申請業務はエクセルで手入力し、紙のファイルで確認するという複数の手順を踏んでいました。アナログな方法だな、とは思ってはいたものの、間違いがあってはならない作業ですから、慎重に行っていました。各学部でそれぞれ取りまとめた後、最終的に私が統括して確認する形です。現状は奨学金申請に携わる6人で共有しています。

ガクシーAgent導入後の体感はいかがでしょうか？

最終的にガクシーAgentのシステムで再計算すると、一瞬で数字がぴったり合う！これは本当に素晴らしいです。授業料と入学金など細かい確認や入力は必要だけれど、その部分での安心は何ものにも代えがたいですね。高等教育の修学支援新制度をはじめ、奨学金の運営に幅広く対応していることも利点だと感じています。

交付申請業務に携わる時間は減りましたか？

もちろんです！業務にかかる時間が減ったというよりも、奨学金のことだけに集中する時間が軽減できたことがありがたいです。どうしても期限があるので、交付申請業務にかかりっきりにならざるを得なかったので。その上、前もって既存の学生情報や資料などを準備しなければなりません。とはいえ、1日中緊張感を持って数字を見てるのもつらいですし、何より集中力が続かずにミスも起きてしまいます。実は導入にあたってガクシーAgentで計算した場合と私たちがもともとやっていた方法とを並行して行い、その結果を比較してみたんです。本当に間違いなく、すごく信頼できるようになりました。疑っていたわけではないのですが（笑）。

最後に、「ガクシーAgentを使ってみようかな」と迷っている皆さんにアドバイスをお願いします。

まず、作業時間は、今年の工数では50％以下になり、使いこなせていけば来年以降はさらに削減していけそうです。本学では当初、ガクシーAgentの操作方法をオンラインでレクチャーいただいていました。ただ、実際にシステムを動かしてみると、どうしても想定しなかった疑問が出てきます。その場合もガクシーの担当者さんから対面で説明してもらいました。フォロー体制もしっかりしており、まずは試してみることをおすすめします。奨学金申請人数が多い場合は、より運営が楽になると思います。

取材後記

アプリ化や多用途への応用など、ガクシーAgentの今後について貴重なご意見を頂戴し、感謝しております。新たな用途や新機能搭載など今後の参考にさせていただきます。ありがとうございました。

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