2005年に設立された安田奨学財団 様は、ドン・キホーテを運営する株式会社パン・パシフィック・インターナショナルホールディングス（PPIH、以下同様）を母体とし「世界に羽ばたく人材育成」を目指して奨学金を提供しています。今回のインタビューでは、ガクシーAgent導入の経緯やその効果について詳しくお話を伺いました。

日本の学生にも広がる奨学金の門戸

まずは、安田奨学財団について教えてください。

安田奨学財団は、2005年にPPIH創業会長である安田隆夫が抱いた「世界に羽ばたく国際的な人材を支援したい」という思いから設立された財団です。最初は海外留学生を対象とした奨学金制度としてスタートし、年間120万円の奨学金を提供してきました。その後「日本の学生にも世界で活躍してほしい」という願いから、日本の学生にも奨学金の門戸を広げることになりました。
奨学金を受けて卒業された方々は、PPIHでの輸出入業務をはじめ、コンサルティングファームや銀行など、多岐にわたる分野で活躍しています。

キッカケは学生が1番見ているサイトがガクシーだったこと

ガクシーAgentのご導入に至ったきっかけを教えてください。

調査の一環で、卒業生に「どうやって奨学金を見つけているの？」と聞いていたところ「ガクシーを利用した」という声が圧倒的に多く、その時にガクシーさんの存在を知るきっかけとなりました。学生たちが最も活用している場所で奨学金の公募を行いたいと思っていたので、ガクシーAgentを活用すると学生の募集からシステム内で行うことができるとのことで、付随する機能も合わせて私たちの求めるシステムと判断し、導入に至りました。

課題が山積みのガクシーAgent導入前…

ガクシーAgent導入前に困っていたことを教えてください。

事務作業が多く、とても時間がかかっていました。まず、奨学金応募者から郵送された書類を確認し、応募者リストをエクセルで作成する作業が必要でした。さらに、応募書類をすべてPDF化して事務局スタッフに共有する手間もありました。また、奨学金の合否通知については、大学に一件一件メールを送る必要があり、送信先の間違いがないかなどのチェックも含めて、非常に大変な作業でした。

ガクシーAgent導入で事務作業が60％削減！

ガクシーAgentを導入してどのような変化がありましたか？

ガクシーAgentを利用することで、エクセルへの手入力するなどの事務作業が60％減り、大幅な業務効率化ができました。また、応募の時点で、学生さん自身がサイトに名字の読み方や銀行口座などを入力してくれることも助かっています。

そのデータを活用してリスト化できるため、非常にありがたいですね。学生さんの応募内容を比較する際や、問い合わせがあった時に、ガクシーAgentのシステム内でその学生さんの情報をすぐに確認できる点が非常に助かっています。学生さんの名前も覚えやすくなりましたし、情報が頭にスムーズに入るようになりました。

また、スマホから奨学金に応募できるようになったことで、学生さんが自撮りした写真を添付するケースも増えています。履歴書に貼る通常の証明写真とは異なり、学生さんの個性を感じられるようになりました。応募書類から学生の「人間性」が感じられ、面接も非常にやりやすいです。

ファイル添付の利便性が向上すればもっと使いやすい！

ガクシーAgentについて、改善して欲しい点を教えてください。

ガクシーAgent導入後に採用した日本人学生については、住民票などの書類をガクシーAgentシステム内で提出してもらうことにしました。しかし、添付ファイル数に制限があるため「資料を添付できない」という問い合わせが学生さんから寄せられました。

また、添付されたファイルの向きを変更できない点も、書類確認時に不便さを感じた部分です。この点については、システムを十分に活用できなかったので、改善して欲しいです。また、海外留学生については、日本語で手書きした応募用紙を添付してもらう予定のため、手書き書類をデータ化するシステムがあれば非常に助かります。

※ガクシーAgentスタッフ：添付書類の件数制限と向きの変更、手書き書類のデータ化については、今後改修を予定しています。

新たな奨学金事業の展開も視野に

今後の展望について教えてください。

2024年秋からガクシーAgentを使って、日本人の海外短期留学奨学金を公募する予定です。短期留学で授業料が免除されたとしても、海外での生活費は非常に高額です。そのため、短期留学を断念する日本人学生さんが多いという話を聞き、半年から1年の短期留学をする学生さんに対して、月額10万円の奨学金を支給する事業を計画しています。

また、ウクライナからの留学生支援も視野に入れています。教育は重要なインフラの一部であり、日本の大学に通うウクライナからの留学生さんを対象にした奨学金をスタートさせる予定です。これらの取り組みを通じて、国際的に活躍する学生を一層支援していきたいと考えています。

取材後記

今回の取材を通じて、安田奨学財団 様が「世界に羽ばたく国際的な人材を支援したい」という願いのもと、奨学金を通じた学生支援に取り組んでいることを強く感じました。今後もガクシーAgentで業務効率化をサポートし、さらに多くの学生が夢を実現できるように貢献できればと願っています。この度は貴重な機会をいただきありがとうございました。

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