2015年に設立されたダイオーズ記念財団は「生活が厳しい学生や留学生を支援したい」という思いから、奨学金事業を開始し給付型奨学金を支給しています。

今回のインタビューでは、ガクシーAgent導入に至った背景や導入後の効果について、詳しくお話を伺いました。

生活が厳しい学生を支援したい

ダイオーズ記念財団さまの設立経緯について教えてください。

ダイオーズ記念財団は、株式会社ダイオーズの創業者である大久保真一がすべての人が安全に活き活きと働くことのできる社会環境づくりに貢献することを目的として、「若い人たちが安心して学べる社会、全ての人々が安全に活き活きと働ける社会を作らなければならない」という考えから「生活が厳しい学生や留学生を支援したい」という強い思いから設立されました。大学生や大学院生を対象に、返還不要の給付型奨学金を年間36万円支給しています。

奨学生の中には、JAXAで宇宙開発の研究を行う方や、がん治療の研究、海洋研究、また芸術大学で日本文化の研究をしている方などがいます。コツコツと真面目に研究に取り組み、尚且つ将来の日本のためにも学ぶ方々を奨学金で支援できることは、財団にとっても非常に喜ばしいことです。

時代の流れもありシステムで課題解決したい

2023年からガクシーAgentをご利用いただいていますが、ご導入のきっかけを教えてください。

財団内の奨学金事業における運営体制を見直した際に、「スタッフの増員」もしくは「システム導入による改善」をするかを検討していました。その中で調査をしていたところ、ガクシーAgentの存在を知り、問い合わせをさせてもらいました。お話をさせていただく中で、ガクシーAgentであれば今の課題をシステムで解決できそう！というイメージがついたことで導入を決め、運用を開始しました。

ガクシーAgent導入前の課題…

ガクシーAgentを導入する前に困っていたことを具体的に教えてください。

ガクシーAgent導入前は、奨学金応募学生の対応に電話やメール、LINEなどを、学生に合わせて使い分けていました。そして、そこでのやり取りで得た情報をエクセルに転記し管理していました。この対応方法では、入力などの事務作業に非常に時間がかかりますし、連絡を取るための手段が多様すぎで困っていました。

事務作業が1人で完結できるように

ガクシーAgentを導入してどのような変化がありましたか？

ガクシーAgentを導入したことで、これまで複数のスタッフで対応していた業務を1人で完結できるようになったことが最大の変化であり、改善できた点です。

奨学生の募集および応募がすべてガクシーAgentから行えるようになり、応募者の情報をシステム内で一元管理できる点も非常に助かっています。さらに、そのデータをエクセルに出力することもできるので、財団の選考委員への情報共有や面接時の資料としても非常に活用しやすくなりました。

また、私自身はこういったIT系が苦手なので、ガクシーAgent担当者の対応が早いことにも大きな利点を感じています。当財団では、このシステムを奨学生募集時の約3か月間のみ使用するのですが、翌年になると操作方法を忘れてしまう部分があるのですが、担当の方が素早く丁寧に教えてくださるので、本当に助かっています。

返信者が分かるように改善してもらえるともっと便利に！

ガクシーAgentで改善して欲しい点があれば、教えてください。

チャット機能を活用することで、小まめに奨学生の皆さんとコミュニケーションを取ることができるようになりました。ですがそのチャットについて、1点だけ改良してもらいたい点があります。

奨学生にチャットで連絡した際、返信が来たらメール通知が来ることで見落としもなく助かっているのですが、その相手が誰か分かるようにして欲しいです。
チャットが1対1などの少人数なら良いのですが、60名に同時にメッセージを送ったときは、誰からの返信なのかが予想ができません。「◯◯さんからの返信です」ということが分かるようにしていただけると、より使いやすくなるのでは？と思います。

※ガクシーAgentスタッフ：貴重なご意見ありがとうございます。こちらは開発チームとの共有もさせていただきます。

もっと多くの奨学生を支援したい

今後の展望について教えてください。

2024年度は、60名の方に奨学金を支給させていただきました。ガクシーAgentを導入したことで業務効率化が進み、財団運営や新たな奨学金事業について考える時間を持つことができるようになりました。2025年度からは、奨学生を100名以上に増やしますし、将来的には年間200名以上の方を支援できるように、奨学金事業を発展させていきたいです。

取材後記

今回の取材を通じて、ガクシーAgentを導入したことで業務改善の効果を実感していただき、喜んでくださっていることを非常にありがたく思っております。特にお褒めいただいた「導入後のサポート」については、弊社としても最重要の位置付けをしている部分でもありますので大変嬉しく思います。導入してくださった皆さまの声を伺い、さらに役立つサービスを提供していきたいと思います。この度は貴重なお時間をいただきありがとうございました。

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