一般財団法人人間塾は、奨学金に関する業務を効率化することで、奨学生たちとの関係性をより深め、社会に役立つ人材育成を目指しています。今回のインタビューでは、ガクシーAgent導入の経緯や導入後の効果について、詳しくお話を伺いました。

生涯続く人間関係を…

まずは、人間塾さまの活動について教えてください。

人間塾は2011年に設立された教育財団で「井上和子スカラーシップ」では、月額10万円の給付型奨学金を、毎年30名に提供しています。学生だけでなく保護者との面談も実施し、慎重に選考を行っており、そこまで面談を行う理由は、単に奨学金を渡すだけの関係にしたくないからです。経済的な支援だけでなく、将来に向けた生き方や方向性を共に考え、サポートすることを目指しています。
また、卒業生を含む塾生同士の人間関係を構築するため、対面でのセミナーを定期的に開催しています。

共に学ぶ仲間や、それを応援する大人たちが集まる場所で、人とつながる素晴らしさを感じてほしいと考えているからです。そして、自分の能力を十分に発揮し、より良い社会づくりに貢献してくれることを願っています。

他にも、講演などの活動内容は、毎年冊子にまとめてお配りしています。
これは、１年間の活動報告と、奨学金を受けた学生たちの心の変化を、学生自身が作文で綴ったものです。

さらに、塾長の書籍や講演から心に残る言葉を200以上抽出し、それをもとに冊子も作成しました。卒業生たちも通勤バッグに常にいれており、時々読み返しているそうです。奨学金を渡す側、もらう側だけの関係にとどまらず、生涯を通じた人間関係を築き、お互いに支え合いながら成長することで、社会に貢献できる人材を育成したいと考えています。

導入の最大の目的は、広報活動と業務効率化

ガクシーAgent導入のきっかけを教えてください。

導入前に一度、ガクシーサイトに載せてもらったことがありました。最初はそれだけで十分だと思っていたのですが、ガクシーの方と相談するなかで、ガクシーAgentというオプションメニューがあることをご紹介いただいたことがきっかけです。
奨学金の広報活動として、ガクシーのSNSでも紹介してもらえるほか、ガクシーAgentのシステムを使えば、これまで手作業で行っていた業務が効率化できると聞き、導入を決めました。

1人での事務作業が大変だったガクシーAgent導入前…

ガクシーAgent導入前にお困りだったことを教えてください。

奨学金に関する作業は、基本的に1人で行っているため、ポスターやチラシを作って配布する広報活動が、非常に負担になっていました。その上、元々は郵送だった応募書類がコロナ禍でデジタル化され、さまざまな形式のものがメールで送られてくることにも戸惑いました。足りない書類があると、その都度「成績証明書を送ってください」などと、メールや電話でやりとりする必要があり、時間がかかっていたので、改善したいと考えていました。

担当者との人間関係に感謝

ガクシーAgentを導入して、どのような変化がありましたか？

仲野：
私どもの財団における奨学金に関する業務は、すべてガクシーAgentのシステム内でできるようになりました。募集書類に不備があっても、システム内のチャットを使ってやりとりできるので、非常に便利です。担当の方も親切で、週に1回は「使いづらいところはないですか？」と連絡をいただけるため、とても助かっています。
例えば「終わったイベントについては、取り消し線を入れたい」と相談すると、すぐに対応してくれるなど、非常に一生懸命に取り組んでくださっているのが伝わってきます。丁寧に親身になってくださるおかげで、私たちからも質問しやすい環境です。
やはり人間同士のつながりが重要ですから、このような良い関係性を築けて本当に良かったです。

壺井：
機械に弱い年代なので、担当者の方が丁寧に説明してくださるのは、非常に助かっています。

学生の情報管理が簡単になりました！

ガクシーAgentで、一番便利だと思われる点について教えてください。

仲野：
情報がきちんと整理されて、手元に届くことです。奨学金説明会の申し込み時点で、参加者の氏名、大学名や学年などの基本情報がわかるようになりました。

以前はメールでの受付だったため、名字以外は書かれていないことが多く、参加者の情報を事前に把握することが難しかったです。
今は、ガクシーに登録されている基本情報をもとに申し込んでいただけるため、事前に情報を確認できる点が、非常に助かっています。

データを一覧表示して欲しい。

今後、ガクシーAgentのシステムに期待していることや、改善して欲しい点があれば教えてください。

壺井：
細かいことですが、応募書類の中の点数や特徴的な部分が一覧で表示されると、非常に見やすくなると思います。
手入力なしでそれができたら、私にとっては夢のような機能です。

※ PDFなどを読み取りガクシーAgentと連携する機能については、将来的に実現できるよう準備中です。

取材後記

今回の取材を通じて、ガクシーAgentを導入したことで業務が効率化され、非常に喜ばれていることが伝わってきました。また、弊社担当者についても「丁寧で信頼できる対応」とお褒めいただき、大変ありがたく思っています。

これからも、各団体様のニーズにあったサービスを提供できるように、さらに邁進してまいります。貴重な機会をいただきありがとうございました。

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