福知山公立大学は「地域協働型教育研究」を掲げる全国でも珍しい大学です。
課外活動も活発に行われており、「AIサークル」「防災サークル」などの活動を通じて、学生が積極的に地域住民へのセミナーを行っています。
ガクシーAgentを導入したことで奨学金業務にどのような変化があったのか、学務課学生支援係の太田様にお話を伺いました。

減免計算ができるなら導入したい！

ガクシーAgentを導入したきっかけについて教えてください。

1番最初は、ガクシーAgentさんからハガキをいただいたことがきっかけです。
奨学金に特化したシステムで「減免計算できます」「こんな業務が改善されます」と具体的に記載されており「本当にできるの？」と驚いたことを、今でも覚えています。その後、オンライン説明会に参加し「新制度の減免計算にも対応しているなら、導入しない理由はない」と強く感じました。

ガクシーAgent導入前の課題

ガクシーAgent導入前にお困りだったことを教えてください。

奨学金の業務は、基本的に私1人で担当しています。
ガクシーAgent導入前は、エクセルなどで管理していたため、とても大変でした。
特に新制度の減免計算は、圧倒的に負荷が高かったです。

ダブルチェックや発送などの簡単な作業については、臨時職員さんにお願いすることもありましたが、奨学金業務の核となる部分は1人で対応するしかありません。
奨学金業務は学生の生活に深く関わるため「間違ってはいけない」というプレッシャーを、常に感じていました。
また他部署との情報共有にも手間と時間がかかり、効率化を望んでいました。

システム活用で業務効率化を実現

ガクシーAgentを導入してどのような変化がありましたか？

自動計算で間違いリスクが減った

1番の悩みだった減免計算の作業が、圧倒的に楽になりました。
ガクシーAgentのシステム上で自動計算してもらえるため、確認に要する時間が大幅に削減されました。
また、自動計算した内容をダブルチェックすることで、ミスの発生率を抑えられるという安心感も得られています。

学生への連絡が容易に

また、学生への連絡もとても楽になりました。「認定通知書を取りに来てください」と連絡しても、メールや大学ポータルサイトをそもそも見ていない学生が非常に多く、悩みの種でした。
今は、ガクシーAgentのシステムからオンラインで通知書を一括送信できるようになり、連絡が簡単になりました。
アプリを利用している学生はプッシュ通知で気づいてくれることもあり、学生からの返信がとても早くなったと実感しています。

職員間の情報共有がスムーズに

他の職員との情報共有も、効率化できました。
これまでは、メールを転送したり、口頭で説明したりという感じだったのですが、学生とのやりとりをガクシーAgentのチャットに1本化したことで、チャットの履歴をみれば、全ての経緯がわかるようになりました。
チャット機能のなかで特に便利なのが、ステータス管理機能です。
「ステータスが未処理になっているものは、履歴を見て対応してください」といった簡単な説明で、他の職員への引き継ぎが可能になりました。
チャットを活用することで、職員同士の連携漏れのようなミスも発生しにくくなっています。

システム改修などの対応がはやい！

ガクシーAgentのおすすめポイントなどあれば教えてください。

システムの改修など、困った時の対応が驚くほど迅速です。
奨学金業務は、ある期間に業務が集中するため、そのタイミングでシステム改修が間に合わないと大変です。
ガクシーAgentさんは、その時期を把握した上で素早く対応してくれる安心感があります。
単なるシステム提供ではなく、奨学金の実務を深く理解されている方が対応してくださっていることが伝わってきます。

より使いやすいシステム改修を

ガクシーAgentのシステムで、改善してほしい点などがあれば教えてください。

もっとわかりやすいデザインを

システム内で普段使用していない機能を利用する場合に、探すのに時間がかかることがあります。
たとえば、新たに始める奨学金の募集画面などは見つけにくいため、色分けするなど視覚的にわかりやすくなるとありがたいです。

チャットの既読機能を

奨学金業務で最も多い業務といえば、学生への連絡です。
チャットで学生に送ったメッセージが、既読かどうか確認できるようになるとありがたいです。

シームレスな奨学金管理を

弊校では、入学前に給付する奨学金があるため、入学予定者への奨学金もガクシーAgentで一括管理できるようになると助かります。

※ 貴重なご意見をありがとうございます。今後のシステム改修案として、検討させていただきます。

取材後記

福知山公立大学様がガクシーAgentを導入したことで、奨学金業務の効率化に繋がっていることを伺い、大変嬉しく思います。
特に「チャットのステータス管理機能」の具体的な活用方法を伺えたことは、とても参考になりました。
これからも、より使いやすいシステムを提供できるように、努力してまいります。
貴重なお話をお聞かせいただき、心より感謝申し上げます。

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