公益財団法人ぐんま赤尾奨学財団は、ガクシーAgentを導入し奨学金応募時の学生の書類をデータ化したことで、事務作業を約4割削減し、課題だったセキュリティ面も強化できました。今回のインタビューでは、ガクシーAgent導入の背景や導入前後の効果などについて、今後の課題点なども含めて詳しくお話を伺いました。

財団の活動について

国際社会に通用する人材育成

斎藤：ぐんま赤尾奨学財団は、株式会社旺文社の創業者一族の寄付を財源として、運営されています。
語学教育の向上および、国際社会に通用する人材育成を目的として、2006年から活動を開始しました。
奨学金対象者は、群馬県内の大学および短期大学に在籍中で、海外留学を目指す学生です。
返済義務のない給付型奨学金を、これまでに170名以上に提供してきました。

ガクシーAgent導入の理由について

事務作業をもっと効率化したい

ガ：奨学金業務運用代行サービス（以下ガクシーBPO）のご依頼をいただいた理由について教えてください。

斎藤：奨学金に関する業務は短期間の中に集中します。そのため、決められた期間内に、応募書類を効率よく確認し整備することが課題でした。特に、選考委員の先生方に協議いただく際に必要となる応募書類の作成に関してはセキュリティ面・個人情報の取り扱いに注意していることもあり、事務作業の効率化が必要な状況でした。ガクシーBPOで、そうした業務を代行してもらい効率化が図れるのではないかと期待しました。

ガクシーAgentを導入して体感した変化

ガクシーBPOで業務4割減！

ガ：ガクシーBPOを導入して、どのような変化がありましたか？

斎藤：ガクシーBPOでは、選考委員に共有するための応募書類の体裁を整えてもらう依頼などを行なっています。ガクシーの願書データは、とても見やすく、個人情報を隠す工程などが非常に楽になりました。今までの自分たちだけで対応しなくてはいけない状況から、結果として業務の約4割ほどが減ったと感じています。

ガクシーAgentで感じる使用感

留学生の報告書が一目瞭然

ガ：ガクシー全体について、ご意見などあれば教えてください。

斎藤：ガクシーの管理画面上で、留学生の報告書チェックができるのが非常に助かっています。
留学から帰国する時期は、奨学生により異なります。
そのため、ガクシーの画面上で奨学生を一覧で見て、帰国後の報告書が提出されているかどうかを漏れなく確認できるのが、非常に便利です。
以前は、奨学生が帰ってきた時期にそれぞれ郵便で報告書が送られてきたため、管理が大変でした。
現在は、管理画面上で一覧で把握できるので、とても助かっています。

取材後記

今回の取材を通じて、ガクシーBPOが奨学金業務の効率化に大きく貢献していることを伺い、大変嬉しく感じています。また、留学生の報告書管理についても喜んでいただき、大変ありがたく思っています。
これからも奨学金業務の効率化に寄与するために、より良いシステムづくりに邁進してまいります。

この度は貴重な機会をいただきありがとうございました。

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