Saasで
業務効率化
BPOで
生産性向上
コア業務に注力できる環境を提供
次世代のクラウドアウトソーシングサービス
社会全体で学生を支援する動きを見せ始めたことで、大学生の多くが利用する貸与型だけではなく給付型奨学金の利用も増加している背景から、日々の業務に追われ学生対応の時間を十分に確保出来ていない担当者が増えています。
ガクシーBPOを利用すれば、奨学金業務に精通したスタッフが応募〜給付決定後の対応することで、業務をラクにし学生とより多く向き合う時間をご提供できるようになります。
奨学金業務を担当しているご担当者様へ
奨学金業務の手間と複雑さ
に苦労している…
下書き用紙チェック業務や授業料減免業務
など手間がかかる業務が多岐にわたり、
業務量が多大でエクセルでは管理しきれない…
制度変更による奨学生増加
への対応がとにかく大変…
第4区分となる修学支援新制度の新設により、
授業料減免対応など各種制度への対応が求められる中、奨学金管理業務がより煩雑となり負荷が大きい。
学生と連絡取りにくいし、
一人一人の進捗状況がわからない…
メールや電話、SNSアプリなど連絡手段も多岐にわたり、進捗管理の方法がルール化されておらず
誰がどこまでの対応を完了しているのかが把握しずらい…
ガクシーBPOが選ばれる3つの理由
ガクシー独自のシステム！
01
の活用弊社は奨学金管理システム「ガクシーAgent」を開発・提供をしております。
これにより、「下書き用紙チェック業務」「修学支援新制度への対応（授業料減免業務）」などの特定業務を請け負うことが可能です。
他社では提供できない、この独自性が弊社のサービスの強みです。
奨学金管理のエキスパートが担当！
02
他社が業務負荷の削減を目的に人材派遣やクラウドワーカーの活用に重きを置く中、弊社は人材派遣を行わず、弊社独自のシステム「ガクシーAgent」と運用代行サービスを統合（BPaaS）することで、独自のサービス価値の提供を実現しています。
奨学金管理業務におけるエキスパートによるノウハウも提供できるため、これによってシステムにによる自動化 × 専門的なBPOサービスが組み合わさり、非属人的でより効率的でスムーズな業務運営を可能にします。
独自クラウドが柔軟に対応！
03
弊社独自のクラウド型ならではの柔軟性を活かし、制度変更へのスムーズな対応が可能です。この高い適応性により、奨学生の増加など、その時々で変化する状況に迅速に対応できます。
また、奨学金業務のデジタル化と自動化と効率化を実現し、紙ベースの作業や再入力作業などの手間と時間を大幅に削減します。これにより学校業務の混乱を解消し、長期的な運営に対する負担を削減していきます。
信頼と効率性を兼ね備えた多くの学校に選ばれている信頼のサービスです。
ご担当者様のこんなお悩みを解決します。
年度初めの業務
年度末の業務
修学支援申請度にかかわる業務
年度初めの業務
修学支援新制度施行以降、日々の奨学金業務に追われ学生対応の時間を十分に確保出来ていない担当者が増えています。
ガクシーBPOを利用すれば、奨学金業務に精通したスタッフが
JASSO業務や授業料等減免業務等のノンコア業務を行い、皆様に新たな働き方をご提供出来ます。
ガクシーは、下書き用紙の内容を「フォーム」として用意しており、学生はスマホやPCからフォームに入力していきます。そして、入力内容がガクシーメンバーが細かくチェックを行い、仮に不備があれば学生へ差し戻しを行い、修正。再提出を求めます。
学生とのコミュニケーションは全てガクシーが行い、入力内容に問題がなければスカラネットのIDやパスワードをチャットで交付します。
学生のスカラネット入力内容をチェックします。この作業を行うことで、返還契約書の記載ミスの軽減につながります。
Agentのチャットから学生に連絡をして確認が取れたら、選考ソフトより入力内容の修正を行います。
JASSO在学採用の推薦業務をガクシーが実施します。
成績情報、人物情報を学校様からご提供をいただき、データの成型後、選考ソフトに入れ込みます。
最終的に推薦データの提出までを行います。
年度末の業務
継続願の入力確認や内容チェック、その後の学業成績適格認定業務など、
短い期間に煩雑な業務をこなす必要がある年度末のJASSO業務は本来やるべきコア業務を圧迫しています。
その業務から解放し、担当者の心的負担の軽減につながります。
JASSO奨学生の年度末継続願はとても重要な手続きです。
しかし、期限間際まで入力をしてくれない学生への連絡業務が非常に負担になっています。
ガクシーでは、ガクシーAgentのタスク管理機能を使い、学生の手続き遅延・失念を解消いたします。
収入や支出の状況を入力する継続願い。
どうしても入力内容に不備がある学生が発生します。
ガクシーでは、スカラAC上にて学生の入力内容不備を解消いたします。
年度末の一番の負荷業務。
学生の学業成績をスカラACに登録する作業はとても大変です。
ガクシーでは、学校から提供してもらった学業成績データを成型し、スカラACに登録、判定、報告作業を行います。
修学支援申請度にかかわる業務
2020年度から始まった修学支援新制度。
学生には大きなメリットでありつつ、そこを支える事務作業は非常に膨大で煩雑です。
また、ミスが許されないがため非常にストレスがかかる業務でもあるので、その業務をガクシーがサポートします。
支援区分決定通知書（A様式3〜）や学納金還付通知書を学生にオンライン交付します。
監査対応として学生管理簿作成や、支弁者へ提出する交付申請書を作成致します。
授業料等減免継続に関わる申請状況を確認・管理致します。
家計基準適格認定結果（新支援区分）通知を学生にオンライン交付いたします。
※学業成績結果通知書も対応いたします。
支弁者へ提出する変更申請書や実績報告書を作成致します。
ガクシーBPOを活用する
01
奨学金業務に精通したスタッフが下書き用紙チェックや授業料等減免業務等のノンコア業務を行い、皆様に新たな働き方をご提案できます。
02
システムにによる自動化 × 専門的なBPOサービスが、非属人的で効率的でスムーズな業務運営を可能にすることで、奨学金業務の時間を大幅に軽減します。
03
社員に新たに奨学金業務を一から教える必要はありません。ガクシーBPOでは奨学金業務全般に精通したスタッフに安価に業務をご依頼でき、固定費の大きなコストダウン、ノウハウ提供も可能です。
04
提出された書類の現物管理、データの打ち込みなどがなくなり、全てがペーパーレスに！データでのやりとりでデータ管理も一気に楽になります。
貴学ご担当者様
専属チームを構築
奨学金のエキスパート
学生・保護者様
クラウド型システム ガクシーAgent を通し、奨学金業務のオンライン化を実現
ヒアリングの上、
最適なプランや業務改善を
ご提案させていただきます。
1~ 2ヶ月で
導入できます。
導入支援を実施し、
スムーズに利用が開始可能です。
製品に関する質問へのメール対応、
オンライン活用支援
が受けられます。
ガクシーAgentを利用しないとBPOサービスは受けれないのですか？
はい。基本的にはガクシーAgentの利用が前提で奨学金業務運用代行サービスをご提供しております。ただし、ご提供のサービス内容よっては、ガクシーAgentの導入が必要ない場合もございますのでまずはお問合せいただきご相談いただければと思います。
窓口業務などに対応できる人材派遣は対応していますか？
人材の派遣は対応しておりません。ガクシーAgentというシステムとBPOサービスの統合（BPaaS）によるサービス提供を実現しています。
代行を依頼するにあたってガクシー側のセキュリティ環境は大丈夫でしょうか？
可能です。詳しくはお問い合わせください。
