本記事では「奨学金運営担当者のホンネ」と題し、独自調査したアンケート結果をご紹介します。 アンケートでは大学や専門学校で奨学金の運営業務に携わる方々に、その実情を伺いました。

ガクシーは本調査で明らかになった奨学金業務の課題に、真摯に向き合ってまいります。将来を担う若者支援とともに、奨学金業務を支える担当者の方々のため、より良いサービスの提供を目指す所存です。ご協力いただいた皆さまに、心より感謝申し上げます。

学校の奨学金運営担当者への調査結果の概要

※ 株式会社ガクシーの独自アンケートとなりますので、本結果が業務実態の全てではありません。参考値としてご参照いただけますと幸いです。

Q1. 奨学金業務の難易度について

アンケートには「大変とは感じない」という選択肢も用意していましたが、その回答を選択した人は一人もいませんでした。業務担当者の100%が、奨学金業務を「大変」または「大変と感じることが多い」と回答しています。

Q2. 奨学金業務の中で、負荷の大きな業務について

「学生や学生課担当者の業務進捗管理」に負担を感じる方は40.9%でした。次いで多かったのが「遅延や失念学生への連絡対応」で22.7%です。これらを合わせると、進捗管理に大きな負荷を感じている担当者は60％を越えます。

Q3. 1日の業務時間と業務内容について

〈業務時間〉

8時間以内の通常業務時間内に対応できている方は、全体の12.5%に留まりました。「8時間以上 41.7％」「10時間以上 8.3％」「それ以上 4.2％」のため、50％以上の担当者が8時間以上の業務対応を強いられていることがわかりました。

また他業務との兼務により、業務時間を不明と回答した方も33.3％に上ります。担当者の業務が多岐にわたる実態が浮き彫りになりました。

〈業務内容〉

1日のなかで時間を費やしている業務については、「学生・保護者からの問い合わせ対応」が最も多く35.4％でした。次いで多かったのが、「通知書等作成」などの業務で25.3%です。これらを合わせると、業務全体の60％以上を占めます。

Q4. 削減できたら嬉しい業務と担当人数について

〈削減できたら嬉しい業務〉

削減できたら嬉しい業務については「問い合わせへの対応」が49.9％と半数を占めました。学生や保護者からの問い合わせ対応が、大きな負担となっている実情がうかがえます。

〈業務の担当人数〉

奨学金業務の担当人数については「1人」が29.4％で「2~4人」が58.5％という結果となりました。少人数で奨学金業務を担当している学校が多いことがうかがえます。

また自由記述では「奨学金は学生の生活に直結するため、常に大きなプレッシャーを抱えている」という回答が多くありました。

調査結果から見えた奨学金運営管理における課題

今回の調査結果から、奨学金業務において以下の課題が明らかになりました。

・奨学金業務は専門性の高い領域であり、毎年変わる制度への対応も必要

・他業務との兼任も多く、長時間労働になりがち

・担当者が1〜2人の学校が多いため、相談が難しい

・学生の生活を支える奨学金を扱うため、プレッシャーが大きい

・アナログな環境での煩雑な業務が多く、多くの作業時間が必要

課題解決に向けてガクシーができること

ガクシーは上記の課題解決に向けて、奨学金の業務に特化した管理システム「ガクシーAgent」でサポートしていきます。学校の奨学金業務を効率化することで、担当者様の時間を捻出します。これにより学生への情報周知など、より良い奨学金業務に注力しやすくなるでしょう。

ガクシーAgentを導入して、業務効率化を実現されている学校様の事例は、下記からご参照ください。

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