「日々の奨学金業務をより効率化したい」——。今、多くの団体様がこうした課題に直面しています。 弊社が支援を行う中で見えてきたのは、システム選びの成否が、そのまま担当者様の負担に直結するという現実です。

そこで本記事では、現場の皆様との対話から得た知見をもとに、失敗しないシステム選びのポイントと、スムーズな導入プロセスのための注意点をお伝えします。

システム選定のポイント

「どのシステムを選べばいいのかわからない」ーー。同様の課題を抱えている担当者様は、決して少なくありません。 そこで数多くの現場に携わってきた弊社が、実務の視点から導き出した失敗しないシステム選びのポイントをご紹介します。

①業務フローとの整合性

重要なのは既存の業務フローを無理に変えないことです。実務に寄り添い、柔軟にカスタマイズできるシステムを選びましょう。

この記事では、学校の奨学金業務担当者のリアルな声を紹介するよ！

以前は、汎用的な学務システム内で奨学金管理を行っていましたが、課題を抱えていました。奨学金特有の審査フローに対応が出来ず、Excelとの二重管理が必須となっていたのです。

システム選定時には申請受付から支給決定、返還管理までの一連の流れを調整することができるかチェックしましょう。自分たちの業務に合わせて細かく設定変更できるか、デモ画面で確認することをオススメします。

②セキュリティ対策

セキュリティ面もシステム選定時の重要な要件です。学生の所得証明や口座情報などの個人情報を扱うため、階層的なアクセス権限設定や操作ログの保存など、堅牢なセキュリティ機能は不可欠と言えます。担当者が異動しても安全に運用できる仕組みを重視しましょう。

③他システムとの連携性

教務システムと連携できず、成績データを手作業で転記していた頃は本当に大変でした。新しいシステム導入時には、既存の学内システムとのデータ連携について、システム提供側と具体的な連携方法を確認することが重要です。

特に年度更新時のデータ移行や連携などがスムーズにできるかは、必ず確認しましょう。

④レポーティング機能

日本学生支援機構（JASSO）や財団への報告書等の作成は、奨学金担当者の大きな負担です。
カスタマイズ可能な集計機能があれば、集計作業だけで丸一日かかってた業務がボタン一つで必要なデータを抽出できるようになります。

自分たちが必要とするレポート機能が備わっているか、無料のデモなどで実際に操作して確かめましょう。

⑤スケーラビリティ

近年では留学生向け奨学金プログラムや、併用可能な給付型奨学金などが増加しています。そのため差引き計算が発生するなど、旧システムでは対応しきれないケースも多くなりました。

毎年の制度改正や対応規模の拡大などに対応できるシステムの柔軟性は、長期運用を考える上で欠かせません。新たな奨学金区分の追加や条件変更が、どの程度自分たちで対応できるのかを確認しておくと安心です。

⑥使いやすさとサポート体制

どんなに高機能なシステムでも、使いにくければ現場が混乱します。CSチーム（カスタマーサクセスチーム）による導入支援や、相談体制が整っているかは重要です。導入後も、継続的なサポートや操作説明会があるか確認しましょう。困った時の問い合わせ対応が迅速であれば、より安心できます。

導入前の注意点

①現状業務の棚卸し

システム導入を機に、長年続けてきた業務プロセスを整理してみませんか。「なぜこの業務が必要なのか」「このプロセスは簡略化できないか」など、全ての業務を見直すことで、現状の課題が明確になります。そのうえで、新しいシステムに何を求めるかを具体化していきましょう。

②関係者との合意形成

システム導入がうまくいかない最大の理由は、関係者間の認識のずれです。経理部門は費用対効果を、IT部門は技術的整合性を、現場は使いやすさなどそれぞれの業務の視点から考えるでしょう。

システム導入前に定例会議を設け、各部門の懸念点を洗い出し優先順位をつけて調整していきましょう。特に日々システムを使う現場スタッフの声は最も重要です。

③予算計画の策定

システム導入時の初期費用だけでなく、年間の保守費用や有料オプション費用、サポート費用などの3年間のコストを算出してみましょう。

導入時の安さに惹かれて選んだシステムでも、後からカスタマイズの追加費用が膨らみ、結局予算オーバーになることも少なくありません。見積もりの詳細を確認し「別料金」となる項目を洗い出しておくことが重要です。

④移行計画の立案

データ移行は想像以上に時間がかかります。特に年度をまたぐ移行では、継続受給者の情報が正確に引き継がれるか慎重に確認する必要があります。

本学では、夏休み期間を利用し十分なテスト期間を設けた上で、10月から新システムに移行しました。繁忙期を避けた移行計画が成功のカギです。

導入後の注意点

①トレーニングの実施

新システムへの不満の多くは、使い方を十分理解していないことから生じます。運用開始前の導入支援はもちろん、運用開始後も定期的なミーティングで情報共有することをオススメします。

また人事異動で担当者が変わってしまうことも想定し、誰でも理解できるマニュアル作りと定期的な勉強会も必要です。システム提供会社にそういったサポートがあるか、事前に確認しておくと良いでしょう。

②段階的な移行

全機能を一度に導入すると、現場が混乱します。我々は最初の半年間は申請受付・審査機能のみを使用し、慣れてきた頃に振込管理、そして次年度から返還管理機能を追加しました。現場のペースに合わせた段階的な移行が、スムーズな導入につながります。

③定期的な評価と改善

システム導入はゴールではなく改善の始まりです。利用状況を定期的に評価し、問題点や改善要望をシステム提供会社に伝えることが大切です。

また学生からのフィードバックも運用を見直すための貴重な情報源です。アンケートを実施し、学生目線の改善点も積極的に取り入れていきましょう。

④データバックアップと災害対策

近年は自然災害が多く、データ保全の重要性が高まっています。クラウドシステムであっても、定期的に自前でバックアップを取ることをオススメします。万が一の事態に備え、二重の対策で大切なデータを守りましょう。

本学では毎月のデータを出力して、学内サーバーに保存しています。有事の際の業務継続計画も、システム導入と併せて整備しておくべきでしょう。

まとめ

奨学金業務管理システムの選定と導入は、単なるIT化ではなく業務改革です。 奨学金を活用したい学生と円滑なコミュニケーションを取るためにも重要なツールになります。

現場の声を大切にしながら、業務フローの最適化やセキュリティ強化、データ連携性の確保などを総合的に考慮し、長期的な視点でシステムを選びましょう。

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