本記事では、財団の奨学金担当者様の業務効率化を目的として、年間スケジュールや業務を進めるうえでのポイントなどをまとめています。
特に担当歴1年未満の新任の方の奨学金に対する理解が進み、日々の業務における不安を解消できれば幸いです。
奨学金とは
財団の奨学金事業を担当することになったけど、何からしたらいいの？
まずは、奨学金の種類について知ろう
JASSO（日本学生支援機構）の奨学金
まず国内の奨学金で主流なのが、JASSO（ジャッソ）の奨学金です。経済的な理由で修学が困難な学生を支援するための制度で、奨学生の8割近くがこの奨学金を利用しています。
JASSOって、どんな団体なの？
JASSOはJapan Student Services Organizationの略語で、日本学生支援機構とも呼ばれるわ。奨学金事業を行う文部科学省所管の独立行政法人よ
JASSOが扱う奨学金は3種類です。
| 給付型奨学金 | 返還が不要な奨学金です。世帯収入や学業成績、学ぶ意欲などの基準を満たす学生が対象となります。 |
| 第一種奨学金 | 無利子で借りられる貸与型奨学金です。学力基準が比較的厳しく設定されています。 |
| 第二種奨学金 | 有利子で借りられる貸与型奨学金です。第一種よりも学力基準が緩やかで、幅広い学生が利用できます。 |
これらの奨学金は併用が可能であり、学生の状況に応じて柔軟に組み合わせることができます。給付型を受けられる学生は少なく、大半が貸与型奨学金を受けることになります。
財団の奨学金
一方財団の奨学金とは、各財団が独自の基準（学力・家計・資産・地域・学部など）を設けている点が特徴です。
これらの奨学金は主に給付型が中心で返済不要のものが多く、学生にとって非常に価値のある支援となっています。
一方で財団の担当者にとっては、応募者からの問い合わせや資料のチェック、学校との連携など多岐にわたる業務が負担になっています。
年間スケジュールと業務チェックリスト
各シーズンで色々とやることがあって、ずっと業務に追われる感じだよ
年間スケジュールにまとめたので、これをみながら整理していこう
財団の奨学金業務は、年度末から新年度にかけて本格的にスタートします。各月ごとの業務をご紹介します。
4月の業務
- 応募受付の開始（4/1）
- 応募者・学校からの問い合わせ対応
- 書類不備への対応
- 応募状況の把握
- 選考委員への連絡
5月の業務
- 応募者・学校からの問い合わせ対応
- 書類不備への対応
- 応募状況の把握
- 選考委員への連絡
6月の業務
- 応募者・学校からの問い合わせ対応
- 書類不備への対応
- 応募状況の把握
- 選考委員への連絡
- 応募受付の締切（6/30）
7月の業務
- 応募者の情報整理
- 選考委員へ渡す書類作成→郵送
- 選考委員会の開催準備
8月の業務
- 応募者の情報整理
- 選考委員へ渡す書類作成→郵送
- 選考委員会の開催準備
- 選考委員会の開催
9月の業務
- 奨学生の採用決定
- 合否通知作成→学生に郵送
- 必要書類の案内作成→奨学生に郵送
- 学生の書類提出期限
- 書類不備への対応
- エクセルに奨学生情報を入力
10月の業務
- 奨学生の口座情報収集
- 書類不備への対応
- 奨学金支給スケジュール作成
- 会計部門へ依頼し、奨学金支給開始
11月の業務
- 奨学生の報告書を回収し確認（実施団体のみ）
- 奨学生交流会の準備（実施団体のみ）
- 次年度の奨学金に関する情報リサーチ（法改正や他財団の動向）
- 次年度奨学金の募集要項の見直し
12月の業務
- 次年度の奨学金に関する情報リサーチ（法改正や他財団の動向）
- 次年度奨学金の募集要項の見直し
1月の業務
- 次年度の奨学金に関する情報リサーチ（法改正や他財団の動向）
- 次年度奨学金の募集要項の見直し
2月の業務
- 次年度の奨学金の募集要項を確定
- 案内チラシの準備
3月の業務
- 各学校へ案内チラシ郵送
11月から3月ごろは、業務が比較的落ち着きます。一方で、次年度の奨学金募集に向けた準備期間でもあります。この時期に業務効率化を図るため、システム導入をご検討ください。
※年間のスケジュールは財団ごとに異なります。本記事で示すスケジュール感はあくまでも一例です。貴財団の年間計画に照らしてご判断ください。
よくある質問
学生とのやりとりなど、実際の業務が不安……
よくある事例をQ&A式でまとめてみたよ
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学生に書類の提出期限を守ってもらうにはどうしたらいい
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募集概要を掲載したポスターやウェブサイトに、提出期限を明確に記載しましょう。電話やメールなどで問い合わせがあった際にも、提出期限を念押しすると安心です。
しーちゃん ガクシーAgentのシステムを活用すれば、アプリで通知がいくので認知してもらいやすいよ
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書類の不備を減らしたい
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必要書類のチェックリストを作成しましょう。ウェブサイトなどに、わかりやすく一覧にしておくことをおすすめします。
また担当者側でも受け取った書類に不備がないか確認するためのチェックリストを準備し、ダブルチェック体制にすることでミス防止につながります。
【 不備で多い事例 】
・記入漏れ
・誤記入
・印鑑の押し忘れ
・必要書類の不足（マイナンバー関連書類や所得証明書類に特に注意）
紙ベースで郵送によるやりとりの場合、応募者への再提出依頼や再チェックに時間がかかります。また学校から推薦状を提出してもらう場合は、学校側との調整が必要になるため、余裕をもってスケジュール管理する必要があります。
しーちゃん ガクシーAgentのシステムを使えば、学生情報の管理が楽になり業務効率化につながるよ！
ガクシーAgent導入の財団様から喜ばれているポイント3選
①ウェブ応募でペーパーレス化
奨学金の応募情報をすべてウェブ上で管理できます。エクセルに手入力する必要がなくなるため、業務時間を減らすことも可能です。
②チャット・通知機能で学生対応がスムーズに
チャット機能を使うことで、書類不備などがあった場合に学生にスムーズに連絡できます。メールよりもチャットの方が、学生からのレスポンスが早いと好評です。
一括で連絡することもできるので、メールで一人ひとりに送るよりも、業務効率化につながります。
③クラウド管理のメリット
すべてのデータがクラウド上にあるため、鍵のついた保管部屋に行く手間がなくなります。また紙の書類がなくなるため、保管場所に悩む必要もありません。
保管しているクラウドシステムは、高度なセキュリティ対策をしているため、個人情報保護の観点からも安心です。
学生対応のポイント
奨学金業務は、個々の状況に合わせた対応が必要です。学生一人ひとりの家庭状況や学業成績は異なるため、一般的な説明だけでなく、その学生の状況に合わせた具体的なアドバイスを心がけましょう。
経済的な不安だけでなく、精神的な負担を抱えている学生もいるため、共感と傾聴が大切です。
奨学金業務の連携について
財団では、同じ担当者が長期間業務を担うケースが少なくありません。そのため属人化が起こりやすく、引き継ぎ時の情報共有が大きな課題になります。
ここでは、スムーズに引き継ぎを行うための工夫をご紹介します。
①マニュアルの作成と更新
業務フローや各種手続き、学生対応のポイントなどを詳細に記載したマニュアルを作成し、常に最新の状態に保ちましょう。前任者の知見を引き継ぐことで、新任担当者でもスムーズに業務に入れるようになります。
②情報共有の促進
奨学金チーム内や関連部署との定期的な情報共有の場を設け、進捗状況や課題、学生からのよくある問い合わせなどを共有しましょう。
システムを活用し申請状況や学生情報を一元管理することで、情報共有を行いやすくなります。
オフラインとオンラインの両方で情報共有できると、便利だね
法改正・ガイドライン変更への対応
国の制度もどんどん変わっていくので、ついていけるか心配……
情報をキャッチするためのヒントを紹介するよ
奨学金制度は法改正やガイドラインの変更が頻繁に発生します。担当者は、これらの変更に迅速に対応する必要があります。
JASSOの情報を常にチェック
JASSOのウェブサイトや奨学金担当者向けポータルサイトなどを定期的に確認し、最新情報を把握しましょう。
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まとめ
奨学金業務は、年間を通じて多様なタスクが連動しています。特に繁忙期を乗り切るには、年間スケジュールを把握し時間の余裕を持って業務を進めることが重要です。
新任担当者は、わからないことを遠慮せず先輩に確認しましょう。システムを活用することでミスを防止し、業務効率化を図ることもおすすめです。
奨学金業務は、学生の未来を支える重要な仕事です。担当1年目という大変な時期だからこそ、本記事の内容を参考に、自信を持って業務に取り組んでいただければ幸いです。
