公益財団法人オーケー育英財団様は、高校生への給付型奨学金事業を行っています。2025年度からは応募条件を緩和し、新たに大学生を対象にした奨学金事業も開始しました。

事業拡大に伴う業務量の急激な増加が見込まれるなか、従来のExcelでのデータ管理に限界を感じ、ガクシーAgentをご導入いただきました。今回は事務を担当されている事務局担当者様に、導入の経緯と効果について詳しくお話を伺いました。

2025年度から給付型奨学金事業を拡大

オーケー育英財団様の活動について教えてください。

担当者A：

弊財団はオーケー株式会社創業者である飯田勧の「地域社会貢献の一環として、有能な学生への経済的支援を行いたい」との思いにより、2020年に設立されました。昨年度までは神奈川県のひとり親家庭の高校生を対象に、給付型奨学金を支給してきましたが、2025年度からは対象を広げました。

世帯年収や成績などの応募条件の緩和や地域の拡大、大学生への奨学金事業も開始。今年度からは神奈川・東京・千葉・埼玉・大阪・兵庫の高校生と大学生に、奨学金を給付しています。

今年度の高校生の採用人数は624名で、月額30,000円と一時金50,000円の給付。大学生の応募は1年生のみ可能で、採用人数は251名、月額50,000円と一時金300,000円を給付しています。

応募者急増により、業務効率化が課題に

ガクシーAgent導入のきっかけについて教えてください。

担当者A：

きっかけは、業務量が急激に増えると見込まれたからです。今年度は事業エリアの広域化、応募条件の緩和、大学生奨学金事業の開始など、奨学金事業を大きく広げました。

応募者が増えた場合、私たちだけでは対応できません。そのため、業務効率化につながるツールが必要だったのです。

また大学生向けの奨学金事業は初めてのため、周知方法にも悩みました。そこで学生によく知られているガクシーのサイトに、奨学金募集の掲載を依頼しました。そのときにガクシーAgentのシステムについても説明を受け、すぐに導入を決めたのです。

ガクシーAgent導入前の課題

ガクシーAgent導入前の業務は、どのようなものでしたか？

担当者B：

昨年度までは神奈川のひとり親家庭の高校生に限定した奨学金で、応募人数は約50人でした。応募者のデータはすべて手入力し、Excelで管理していたため、作業には多くの時間を要していました。

また応募書類の保管場所や、遠方の選考委員との情報共有も課題でした。応募者数増加に伴い、従来のアナログな方法では対応できないと、強い危機感を感じていたのです。

応募から採用まで、ワンストップで管理できる

ガクシーAgentを導入してどのような変化がありましたか？

担当者A：

大学生向けの奨学金業務は、すべてガクシーAgentで管理することにしました。応募から名簿作成、採用までの工程をワンストップで行うことができ、大幅な業務効率化につながっています。

すべてのデータがクラウドに保存されているため、管理もしやすいです。遠方の選考委員ともデータを共有しやすくなり、保管場所にも困らなくなりました。

より使いやすいシステムにアップデートを

ガクシーAgentのシステムで改善してほしい点などがあれば、教えてください。

担当者B：

データ管理をすべてクラウド上で行える点は、非常に便利です。今後は住所などの登録情報変更も、届け出から確認までクラウド上で完結できるようになるとありがたいです。

担当者A：

ガクシーAgentを利用中に、画面が固まってしまうことが悩みです。数十人から数百人分のデータを表示した際、1人のデータを繰り返しクリックすると固まることがあります。せっかくのシステムなので、もっと快適に使えるように改善していただけるとありがたいです。

※ 貴重なご意見をありがとうございます。ガクシーAgentは多くの学校様・財団様にご利用いただいており、繁忙期には想定を超える負荷が生じる場合がございます。2025年4月にシステムの耐久性を強化しました。今後も必要に応じて改修を進めてまいります。

奨学生同士の交流の場をつくりたい

今後の展望についてお聞かせください。

担当者B：

弊財団が奨学金事業を始めた当初は、ちょうどコロナ禍でイベントを実施できない状況でした。今後は年に1度、奨学生同士が意見交換をできる交流会を開けるようになれば良いと考えています。

取材後記

今回の取材では、奨学金応募者の増加による業務負担をガクシーAgentの活用で軽減できていると伺い、心強く感じました。相談から導入までを迅速に対応できる点が、弊社の強みです。奨学金業務でお困りの際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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