ガクシーAgentの機能一覧

奨学生管理機能

ガクシーAgentでは、スカラACからダウンロードできる貸与・給付共通の月次CSVデータをそのままアップロード可能。これにより、JASSO（日本学生支援機構）をはじめとする奨学金データを自動で取り込み、貸与・給付終了後の学生や卒業・退学者の情報も一元的に管理できます。
データの更新・検索も簡単で、返還確認や残高管理などの事務処理がスムーズに。
また学校対応機能として、令和5年度から開始された廃止学生復活支援制度など、新制度にも即応できる柔軟な設計のため、全国の自治体・学校で安定的に運用されています。

タスク管理機能

各学生ごとに異なるタスク（書類提出・返還確認・支給手続きなど）を、一つの画面で一元的に管理・共有できます。担当者は進捗をリアルタイムで確認でき、学生にはアプリやチャットで自動リマインド通知が送信されるため、提出遅延や対応漏れを防止します。
学生自身もマイページやアプリ上でタスクの進捗を確認できるため、返還遅延や手続きミスを未然に防ぐ「自己管理型の奨学金運用」を実現。
自治体や学校側は、メール・紙・電話でのやり取りを削減し、事務工数を大幅に削減できます。

授業料減免機能
（管理簿やB様式作成）

スカラACデータと学籍システムデータを突き合わせ、授業料等減免額（端数計算を含む）を自動で算出。
学生管理簿に貼付できるCSVデータのダウンロードや、B様式のExcelファイル出力にも対応しています。
これにより、従来の管理簿入力やB様式作成にかかっていた手打ち作業や確認ミスをゼロに。
担当者はボタン操作だけで帳票を生成でき、学年・課程ごとの集計も自動化されます。
令和6年度から追加された第4区分にも完全対応しており、制度改正後の運用にも安心してご利用いただけます。

授業料等減免機能
（A様式作成、交付）

授業料等減免に関する採用・不採用・区分・金額など、適格認定結果を反映したA様式通知書（PDF・Excel）を自動生成。
還付通知書や交付一覧などもボタン1つで出力でき、印刷・押印・配布といった煩雑な作業を削減します。
作成した通知書は、学生および保護者にオンラインで交付・閲覧可能。
学内での紙資料配布や紛失リスクを防ぎ、ペーパーレスでスピーディな情報提供を実現します。
これにより、修学支援制度の実務を効率化し、教職員の事務負担を大幅に軽減します。

独自奨学金管理・ラベル機能

学校や団体が独自に設計する奨学金制度の「応募」「選考」「採用」までを一元的に管理できます。
奨学金ごとに応募フォームを自由にカスタマイズでき、対象者や公開範囲を細かく設定することで、在学生のみへの募集展開も可能。応募者情報は自動で一覧化され、ステータス管理や書類確認もワンクリックで完了します。
さらに、「書類合格」「面接合格」「採用決定」などの任意ラベルを作成できるため、学生の進捗や対応状況を直感的に把握できます。
学生はスマホやPCから奨学金に応募し、合否通知や面接結果をアプリ上で受け取ることが可能。
紙やメール中心の煩雑な選考業務をデジタル化し、採用プロセス全体の効率化と透明性を実現します。

チャット・面接機能

ガクシーAgent上で、学生とのチャットコミュニケーションが可能です。
個別質問への回答や書類不備の連絡など、メールよりもスピーディで正確なやり取りができ、学生の反応率やエンゲージメントを大幅に向上させます。
アプリ通知にも対応しているため、普段メールを見ない学生にも確実に情報を届けられます。
また、Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなどの外部ツールと連携したオンライン面接機能も搭載。
候補日時の調整から面接実施、結果の登録までをシステム上で完結でき、煩雑な日程調整の負担を軽減します。
奨学金採用の現場で求められるスピードと正確性の両立をサポートします。

納付額の個別自動計算機能

学部・学科・学年ごとに学納金を自動でパターン化し、特待生や授業料減免対象者など個別条件にも対応した自動計算機能を搭載。
修学支援制度や授業料免除制度の最新データを反映し、学生一人ひとりの納付額を正確に算出します。
また、学校独自の減免規定にも対応しており、「応募〜審査〜決定」から「減免額算出・返金」までを一貫処理。
休学・退学・復学などのケースにも柔軟に対応し、年度をまたいだ複雑な計算処理も自動化できます。
これにより、人為的ミスを防ぎ、経理担当者の確認工数を大幅に削減します。

納付書一括作成、
オンライン交付機能

学生ごとの学納金や支払方法をもとに、納付書を自動作成・一括出力できます。
銀行振込・口座振替・コンビニ納付・スマホ決済など複数の支払い方法に対応し、保護者への案内業務も効率化。
発行した納付書はガクシーのマイページ上で確認でき、学生や保護者にメールで送付することも可能です。
納付状況はリアルタイムで更新され、未納や支払い遅延を防止。
これにより、紙による郵送・記録管理の負担を削減し、完全なペーパーレス運用が実現します。

入金・出金管理（催促）機能

学納金の入金確認、督促処理、返金処理までを一元的に管理。
入金消込や返金指示、過入金処理なども自動化され、経理部門の正確な会計処理を支援します。
また、催促書や督促通知書をExcel形式で自由にレイアウト設定でき、発行履歴も自動保存。
学生ごとの支払状況を一覧で把握できるため、回収漏れや誤請求を防止し、
学校全体の資金管理を安定化させます。

複数部署連携機能

JASSO奨学金や授業料減免、修学支援制度などを、学内の複数部署（学生課・経理課・教務課など）が分担して運用している学校でも、ガクシーAgentで全データを一元管理できます。
部署ごとに異なるExcelや進捗管理を使っていた業務を、クラウド上でリアルタイム共有できるため、情報の重複や確認漏れを防止。
各担当者が個別にログインしてデータやタスクを確認でき、更新内容も自動で履歴管理されます。
これにより、部署間の連携工数を削減し、奨学金運営のスピードと正確性を両立します。

支援区分データ検索機能

スカラACから取り込んだ支援区分別のJASSO支援データを、年度・ステータス（新規／変更／廃止など）ごとに自由に検索・グルーピングできる機能です。
学生を条件でまとめて抽出し、一括でメッセージ送信やタスク割り当てを行えるため、手作業の確認作業を大幅に削減。「支援区分」「採用年度」「学校種別」など複数条件の組み合わせ検索にも対応し、支援情報の分析や報告資料作成にも活用できます。
最新の支援制度にも即時対応できる柔軟性を備えており、学校運営のDX化をさらに推進します。

学内専用の奨学金
ポータルサイト作成機能

貴校の奨学金制度や外部奨学金情報をまとめた学内専用ポータルサイトを簡単に構築できます。
カテゴリごとに制度を掲載したり、申請リンクや募集要項を自動更新したりすることができ、在学生が必要な情報をワンクリックで確認可能。
スマートフォンにも最適化されており、学生はどこからでも奨学金情報をチェックできます。
また、サイト内の閲覧履歴をもとに「関心度の高い制度」も分析できるため、情報発信と運営改善を両立できます。