公益財団法人首藤奨学財団様は、医療系の学生を支援する財団です。かつては紙ベースのアナログな管理手法に、多くの時間と労力を費やしていました。しかし「ガクシーAgent」を導入したことで、業務は劇的に変化したと言います。今回は同財団の大塚様に、導入前の課題や導入後の効果、そして今後の展望について詳しくお話を伺いました。

医療分野の学生に特化した給付型奨学金

首藤奨学財団様の活動について教えてください。

医薬品原薬輸入商社と医薬品メーカーで構成されるコーア商事ホールディングス株式会社の創業者である首藤利幸が私財を投じ、2021年10月に財団を設立しました。設立者の「将来の医療の発展のためには日々の基礎研究、および医療を支える人材の育成が重要」という信念のもと、医療分野の発展に貢献する人材育成を目的として活動しています。

設立当初は、創業の地である神奈川県内の大学で医療を学ぶ学生を対象に、奨学金の給付を行っていました。現在は、神奈川県にゆかりのある全国の医療系学生に対して、奨学金を給付しています。所得による制限を設けず「学生の成績や研究に対する熱意・取り組み内容」を重視している点も大きな特色です。

ガクシーAgent導入前の課題

ガクシーAgent導入前にお困りだったことを教えてください。

導入前はアナログな方法で管理しており、大変な手間と時間がかかっていました。奨学金の応募書類は、大学経由で郵送してもらい、担当者2名でスキャンしてデータ化します。そして、そのデータを選考委員に共有するためにメールで送っていました。
応募者の情報はエクセルに手入力して管理するのですが、間違いがあってはならないので、ダブルチェックをして非常に時間がかかっていました。また「もし間違えてしまったら、もらえるはずの学生が奨学金をもらえなくなるかもしれない」という精神的なプレッシャーが常につきまとい、大きな負担となっていたのです。
そもそも学生がデータで作成した書類を印刷して郵送し、財団に届いた紙を再度スキャンしてデータ化するという非効率な工程を、なんとか改善したいと考えていました。

業務効率が劇的に改善！

ガクシーAgentを導入してどのような変化がありましたか？

紙の書類がゼロに

ガクシーAgent導入によって、課題は劇的に改善されました。まず、応募がすべてデータで完結するようになり、紙の書類がゼロになりました。これにより、郵送物の受け取りやスキャン、手入力といった作業が一切なくなり、転記ミスの心配もなくなりました。おかげで、保管するためのキャビネットも不要になり、物理的なスペースの心配もありません。

選考委員へのデータ共有が簡単に

応募データはクラウド上で管理できるため、選考委員への共有が簡単になりました。手作業による転記が不要になり、入力された正確な情報をそのまま、手間をかけることなく共有できます。

チャットで学生と円滑なコミュニケーション

チャット機能は、学生との連絡を円滑にする上で非常に効果的です。学生側も、メールより気軽に使えるためか心理的なハードルが低く、コミュニケーションがとても取りやすくなったと感じます。

機能を使いこなせる仕組みづくりを

ガクシーAgentのシステムで改善してほしい点などがあれば、教えてください。

便利な機能が豊富ですが、まだ十分に活用しきれていない点が残念です。例えば「銀行振込口座の提出」機能は、気づくのが遅かったためタイミングが合わず使えませんでした。

奨学金業務の一連の流れは、多くの団体で共通していると思います。

時期ごとに「◯◯の機能を使うなら△ヶ月前に設定しましょう」といった案内があると、非常に助かります。

※ 貴重なご意見をありがとうございます。今後のシステム改修案として、検討させていただきます。

広報活動とコミュニティづくりが目標

これからの首藤奨学財団様の展望や目標について教えてください。

以前は目の前の事務作業をこなすので精一杯でした。しかしガクシーAgent導入によって、時間に余裕が生まれたことで「学生のためにもっと何ができるか」を考えられるようになりました。

当財団の奨学金は、所得による制限を設けていません。しかし多くの学生が「奨学金には所得制限がある」という先入観から、応募を諦めている可能性があります。この現状を変えるため、今後はホームページやSNSで積極的に広報し、制度の認知度向上に努めたいです。

また将来的には、奨学生や卒業生が集うコミュニティを作りたいです。医療業界で活躍する方々との繋がりを育む場を提供し、彼らのキャリア形成を多角的に支援していけたらと思っています。

取材後記

今回の取材では、ガクシーAgentのシステムが首藤財団様の業務効率化に貢献できたと伺い、大変光栄です。創出された時間で、広報活動や奨学生のコミュニティ形成といった新たな活動に取り組まれていることは、私どもにとっても大きな喜びです。いただいた貴重なご意見を励みに、今後もサービスの改善に努めてまいります。この度は誠にありがとうございました。

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