神戸親和大学は、経済的な理由で修学が困難な学生を支援するため、学内外の奨学金を活用しています。しかし、奨学金業務は複雑でもあり、少人数での業務の中で正確性を担保しながら効率化することが大きな課題でした。

今回のインタビューでは、ガクシーAgent導入の背景やその効果、今後の展望について詳しくお話を伺いました。

学内外の奨学金制度を活用

神戸親和大学様で利用されている奨学金制度について教えてください。

大学内部のものでは、授業料免除や兄弟姉妹で在籍する学生向けの助成金などがあります。また、海外研修参加者のための奨学金や、成績や社会活動などの分野で成果を上げた学生や団体に対しては奨励金制度もございます。
さらに、学外の奨学金では「日本学生支援機構」や「あしなが育英会」などを利用する学生もいます。

奨学金業務に特化したシステムに魅力を感じた

ガクシーAgentを導入した理由を教えてください。

関根：
2024年4月からガクシーAgentを利用しています。もともと授業料等減免の書類作成が大変だったため、外部サービスを活用して改善できないかと考えていました。とはいえ、個人情報を外部に出すことへの抵抗もあり、業務委託で完全に外部へお願いするのは難しい状況でした。
そのような中、ガクシーさんからご連絡をいただき「奨学金に特化したシステム」であること、さらに自分たちで管理できる点に魅力を感じて導入を決めました。

ガクシーAgent導入前の課題

ガクシーAgent導入前にお困りだったことを教えてください。

長森：
授業料等減免に関する業務は、2人で担当しています。
奨学金業務は複雑なため、他の職員に手伝ってもらうことが難しく、間違いのない正確な書類を効率よく作成することが課題でした。

授業料等減免の交付申請はエクセルで入力しないといけないのですが、そのエクセルが非常に見づらく、作成には時間がかかります。
また、提出する書類に不備があってはいけないため、作成した書類を印刷し、A3用紙を「◯◯さんは第◯区分で、金額は…」と2人で1行ずつ読み上げ、慎重に確認していました。
そのため、どうしても作業時間がかかってしまうことが課題でした。

業務効率と正確性の向上に繋がった

ガクシーAgentを導入してどのような変化がありましたか？

長森：
ガクシーAgentを導入した一番の理由は、授業料等減免の交付申請業務です。一昨年、この業務を引き継いだ際は時間がかかり、提出を催促されることもありました。ガクシーAgentを導入したことで、今年はそのような心配もなくスムーズに作業が進んだため、作業時間の削減が実現できています。
また、奨学金に関する業務は学生の生活に直結するため、重い責任を伴います。
システム上で確認が可能になったことで書類の正確性が向上し、とても感謝しています。

関根：
以前は、広範囲にわたるエクセルを小さなパソコンモニターで確認する作業が大変でした。現在は、ガクシーAgentのシステム上でデータを確認できるため、作業が非常に楽になりました。

手厚いサポート体制に感謝

ガクシーAgentで、一番便利だと思われる点について教えてください。

関根：
システム導入後も、常にサポートしていただけることです。
ガクシーAgentのシステムを使う中で「自分たちの場合は◯◯したい」という要望が出てきた場合、サポート担当者の方に相談すると、カスタマイズの変更に対応してもらえるので、とても助かっています。
変更についての別料金もかからないうえ、電話やZoomなどで手厚くサポートしていただける体制が整っているのは、非常に心強いです。

システム活用で、奨学金業務の一括管理がしたい

ガクシーAgentのシステムで改善してほしい点や、これから活用したい機能などがあれば教えてください。

関根：
システム画面の遷移がもう少しシンプルになると、さらに使いやすくなると思います。
また、私たちの場合は奨学金や奨励金、留学生などの制度ごとに担当者が違うため、学生の最新情報をシステム内で一括管理し、把握できるようになると大変助かります。

長森：
学生と保護者への奨学金に関する情報共有を強化していきたいです。
来年度から所得制限なしで多子世帯への奨学金制度が始まりますが、約1,500名の学生がいるので、一人ずつ声掛けすることは難しい状況です。
ポータルサイトやメールなどで周知しても、なかなか見てもらえないですし、郵送は手間がかかるため、システムを活用してその部分を補強していきたいと考えています。

※ガクシーAgentでも奨学金制度の周知をサポートできるように、説明動画を作成中です。

取材後記

神戸親和大学様がガクシーAgentを導入したことで、奨学金業務の効率化と正確性の向上に繋がっていることを伺い、大変嬉しく思います。特に、導入後の「手厚いサポート体制」や「システムの柔軟なカスタマイズ対応」を高く評価していただき、大変励みとなりました。

さらなる業務改善のお手伝いができるよう、ガクシーAgentのサービス向上に努めてまいります。
貴重なお話をお聞かせいただき、誠にありがとうございました。

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